Professional cosmetics manufacturer's after-sales policy and receipt guide to protect your business interests
After-Sales Policy & Receipt Guide
Clear responsibilities, standardized processes, and ensuring efficient handling of after-sales issues
Introduction: Policy Overview
Thank you for choosing to establish a long-term cooperative relationship with us. To clarify the rights and responsibilities of both parties, ensure that after-sales issues can be efficiently and properly resolved, and protect your business interests and cooperation, please assign relevant personnel to carefully read the following policy.
This policy applies to all bulk purchase orders. Once an order is placed, it is deemed that your company has read, understood, and agreed to all contents of this policy. We are always committed to providing stable and reliable support for your business through clear rules and efficient execution.
Important Notice: As a commercial client, you are responsible for completing the standard inspection process within the agreed acceptance period, which is the only basis for initiating any subsequent after-sales claims.
Receipt & Inspection Process
To protect your rights, please strictly implement the following inspection process upon receipt of goods:
1. Immediate Inspection Upon Arrival (Before Signing)
| Inspection Item | Operation Standard | Abnormal Handling |
|---|---|---|
| Exterior Packaging & Quantity | Check the total number of cartons received, inspect the outer packaging for severe deformation, damage, signs of wetness, or evidence of tampering, and confirm that the outer box label information matches your order. |
1. Take photos immediately for evidence: Clearly take global and detailed photos of the tracking number and abnormal conditions. 2. object to the spot: Clearly note the abnormal situation on the courier documents, and negotiate with the courier for partial acceptance or direct refusal according to the actual situation. 3. Schriftliche Meldung innerhalb von 24 Stunden: Kontaktieren Sie umgehend Ihren zuständigen Vertriebsmitarbeiter per E-Mail, WeChat oder anderen schriftlichen Wegen und senden Sie Fotos sowie eine kurze Beschreibung. |
Wichtiger Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen oder der benannte Empfänger (z. B. Lagerleiter) die Unterschrift ohne Einwände leistet, gilt dies als Ihre vorläufige Bestätigung, dass die Außenverpackung, die Gesamtzahl der Kartons und die Spezifikationen korrekt sind. Wenn Sie eine unbeaufsichtigte Liefermethode wie „vor der Tür abstellen“ wählen, gilt dies als automatischer Verzicht auf das Recht zur Vor-Ort-Inspektion, und unser Unternehmen übernimmt keine Verluste, die durch Beschädigungen der Außenverpackung oder fehlende Kartons entstehen.
2. Detaillierte Auspackprüfung (innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Unterzeichnung)
Sie haben 7 Arbeitstage (berechnet ab dem Datum der Unterzeichnung), um die Auspack-, Zähl- und Stichprobenprüfung aller Waren abzuschließen. Dieses 7-Tage-Fenster ist der einzige gültige Zeitraum, um Rückmeldungen zu internen Mengen- und Qualitätsproblemen zu geben.
Empfohlener Prüfprozess:
- Vollständige Zählung: Vergleichen Sie Ihre Bestellung mit dem beiliegenden [Packzettel], um alle Produkt-SKU-Typen und Gesamtmengen zu zählen.
- Stichprobenprüfung: Für jede SKU, insbesondere zerbrechliche Produkte (z. B. Puderprodukte), wird empfohlen, zufällig mindestens 3%-5% aus verschiedenen Außenkartons für die Auspackprüfung zu entnehmen.
-
Wichtige Prüfung: Der Prüfinhalt umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:
- Interne Fehlmengen: Die tatsächliche Menge in der Verpackung stimmt nicht mit dem Packzettel überein.
- Verpackungsqualität: Ob die Innenverpackung des Produkts stark beschädigt, verschmutzt oder geöffnet ist.
- Produktschäden am Erscheinungsbild: Ob das Produkt selbst (z. B. Puderkompakt, Lidschatten) Brüche, Auslaufen, Kratzer oder andere Transport- oder Produktionsmängel aufweist.
- Falsche/fehlende Artikel: Tatsächliche SKU, Farbe und Spezifikationen stimmen nicht mit der Bestellung überein.
Endgültige Fristklausel: Alle [internen Fehlmengen], [Produktschäden] und [falschen/fehlenden Artikel], die nach der Unterzeichnung festgestellt werden, müssen unserer Firma schriftlich innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Unterzeichnung mit klaren Belegen vorgelegt werden. Wenn innerhalb der Frist kein Feedback erfolgt, gilt die Ware als akzeptiert, und es wird davon ausgegangen, dass die erhaltene Ware eine intakte Außenverpackung, korrekte Innenmengen und unbeschädigte Produkte aufweist. Unser Unternehmen akzeptiert keine weiteren After-Sales-Anträge zu diesem Thema.
After-Sales-Richtlinie & Prozess
Unser Unternehmen teilt After-Sales-Probleme klar in zwei Kategorien ein. Bitte unterscheiden Sie die Bearbeitungsprozesse strikt:
Routineprobleme
(Innerhalb von 7 Arbeitstagen gefunden)
- Merkmale: Leicht zu erkennen, äußerlich sichtbar
- Arten: Transportschäden, interne Fehlmengen/falsche Artikel, Verpackungsmängel
- Erforderliche Nachweise: Klare Fotos/Videos, Vergleich Packliste vs. tatsächliche Ware
- Lösung: Ersatzlieferung oder verhandelte Entschädigung
Produktqualitätsprobleme
(Innerhalb der Haltbarkeitsdauer)
- Merkmale: Versteckt, erfordert fachliche Beurteilung
- Arten: Veränderungen der physikalischen Eigenschaften, chemische/mikrobielle Probleme, Verpackungskompatibilitätsprobleme
- Erforderliche Nachweise: Ungeöffnete Originalproben, Produktchargennummer, Problembeschreibung und Fotos
- Lösung: Ersatz/Retoure nach Laborbestätigung
Sonderbehandlungsprozess bei Produktqualitätsproblemen:
- Verdachtsentdeckung: Wenn während der Lagerung oder des Verkaufs chargenbezogene Qualitätsprobleme vermutet werden, stellen Sie den Verkauf dieser Produktcharge sofort ein.
- Kommunikation & Probenversand: Kontaktieren Sie sofort den Vertriebsmitarbeiter und geben Sie 1-2 ungeöffnete Originalproblemprodukte für unsere Qualitätsprüfung zurück.
- Laborbestimmung: Unsere Qualitätsprüfabteilung führt eine Analyse durch (ca. 5-7 Arbeitstage). Falls erforderlich, können beide Parteien gemeinsam Proben an eine Drittprüfstelle senden, wobei die verantwortliche Partei die Kosten trägt.
- Verantwortungsausführung: Wenn bestätigt wird, dass wir verantwortlich sind, ersetzen oder retournieren wir die Ware bedingungslos und übernehmen alle damit verbundenen Kosten.
Umfang des After-Sales-Schutzes
Nachfolgend der detaillierte Umfang und die Standards für den After-Sales-Schutz:
| Problemtyp | Definition & Akzeptanzstandards | Erforderliche Nachweise | Auflösung |
|---|---|---|---|
| Transportschäden | Großflächige, chargenbezogene Schäden an der Außenverpackung oder dem Produkt selbst, verursacht während des Transports. | 1. Fotos der abnormalen Außenverpackung vor der Annahme 2. Fotos/Videos von internen Produktschäden 3. Detaillierte Liste beschädigter Produkte |
Ersatzlieferung/verhandelter Rabatt |
| Interne Fehlmengen/Falschartikel | Die tatsächliche Menge in der Box stimmt nicht mit der Packliste überein oder die versendeten Waren-SKUs stimmen nicht mit den Bestelldetails überein. | 1. Bestellauftrag und Packliste 2. Panoramafotos und Detailaufnahmen der erhaltenen Waren 3. Klare Liste der Fehlmengen/Falschartikel |
Ersatzlieferung |
| Verpackungsqualitätsprobleme | Chargenverpackungsfehler, die aus der Produktfabrik stammen (wie Geschenkboxöffnungen, Fehler beim Chargennummerndruck usw.). | 1. Fotos/Videos von Fehlern bei mehreren Produkten 2. Statistik der Fehleranzahl |
Verhandelte Entschädigung (z. B. Zuschuss) oder Ersatz |
| Produktqualitätsprobleme | Chargenbezogene, nicht menschliche Qualitätsprobleme innerhalb der Haltbarkeit (z. B.: Cremeschmelze, Öl-Wasser-Trennung, Pulververschimmelung usw.). | 1. Fotos/Videos der problematischen Produkte 2. Bestellnummer und Produkt-Chargennummer 3. Detaillierte Problembeschreibung |
Umtausch/Rückgabe |
After-Sales-Antragsprozess
Zur Sicherstellung von Effizienz und Genauigkeit müssen alle formellen After-Sales-Anträge dem folgenden standardisierten Prozess folgen:
Schritt 1: Ausfüllen und Einreichen des "After-Sales-Problemformulars"
Um Informationsverluste zu vermeiden, verwenden Sie bitte einheitlich die folgende Formularvorlage und senden Sie diese per E-Mail an Ihren Fachberater.
"After-Sales-Problemformular"
- Kundenname: _________________
- Bestellnummer: ___________________
- Empfangsdatum: _________________
- Problemtyp: □ Routineproblem □ Produktqualitätsproblem
- [If it is a product quality issue, please fill in the following columns in detail]
- Produkt-Chargennummer (erforderlich): _________________
- Detaillierte Problembeschreibung: _________________
- Muster zurückgesendet: □ Ja □ Nein (Sendungsnummer: __________)
- Betroffene SKU & geschätzte Menge: SKU: ________, Menge: ________
- Belege beigefügt: □ Fotos __ Stück □ Videos __ Stück (Bitte als Anhänge senden)
- Gewünschte Lösung: □ Ersatzversand □ Rückgabe □ Ersatz □ Verhandelte Entschädigung
Schritt 2: Problembewertung & Kommunikation
Unser Kundenservice prüft innerhalb von 1 Werktag nach Erhalt vollständiger Informationen und kommuniziert das vorläufige Ergebnis und die Lösung mit Ihnen.
Schritt 3: Umsetzung der Lösung
- Nachsendung des Ersatzes: Nach Bestätigung organisieren wir den Versand innerhalb von 3-5 Werktagen und übernehmen die entsprechenden Versandkosten.
- Umtausch/Rückgabe: Erfordert unsere vorherige Genehmigung und Angabe der Rücksendeadresse. Bitte senden Sie die problematischen Produkte im Originalzustand zurück. Nach unserer Qualitätsprüfung werden wir Ersatz oder Rückerstattung veranlassen (kann mit zukünftigen Zahlungen verrechnet werden).
- Verhandelte Entschädigung: Bei geringfügigen Problemen wie Verpackungsqualität können beide Parteien eine Entschädigung in Form von Zahlungsnachlässen, Zuschüssen usw. verhandeln.
Haftungsausschluss
Die folgenden Situationen sind nicht durch den Kundendienst abgedeckt. Bitte beachten Sie:
Fristen- & Beweisprobleme
- Überschreitung der Frist: Routineprobleme überschreiten die 7-tägige Prüfzeit; Qualitätsprobleme überschreiten die Haltbarkeit des Produkts.
- Unfähigkeit, gültige Beweise oder Muster vorzulegen.
- Beeinträchtigung des Wiederverkaufs: Produkte wurden geöffnet oder die Verpackung wurde beschädigt.
Kundenverantwortliche Probleme
- Unsachgemäße Lagerung: Produktverschlechterung oder -schäden, die durch die Lagerbedingungen des Kunden verursacht wurden (z. B. Sonneneinstrahlung, Feuchtigkeit, extreme Temperaturen).
- Menschliche Schäden: Schäden, die durch menschliche Unfälle beim Handling, Einräumen oder Verkauf verursacht wurden.
- Subjektive Gründe: Subjektive Unzufriedenheit mit Farbabweichungen, Duft, Textur des Produkts (empfohlen wird zunächst eine Anforderung von physischen Mustern).
Andere nicht abgedeckte Situationen: Natürliche Abnutzung oder normaler Verbrauch des Produkts; Verluste durch höhere Gewalt (z. B. Feuer, Überschwemmung, Erdbeben usw.).
Häufig gestellte Fragen
Bitte führen Sie die Auspack- und Mengenkontrolle innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Unterzeichnung durch. Wenn Mengendifferenzen festgestellt werden, bitte sofort:
- Setzen Sie den weiteren Vertrieb oder Verkauf dieser Produktcharge aus
- Machen Sie klare Fotos aus mehreren Blickwinkeln von den Problemprodukten und deren Außenverpackung
- Erstellen Sie eine Problemliste (inklusive betroffener SKUs, Mengen) und kommunizieren Sie mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter per E-Mail, WeChat oder anderen dokumentierbaren Methoden
- Füllen Sie das „After-Sales Issue Form“ aus, um den Antrag formell einzureichen
Routineprobleme sind Probleme, die innerhalb der 7-tägigen Prüfungsfrist durch Sichtprüfung festgestellt werden können, wie z. B. transportschäden, Mengendifferenzen oder falsche Lieferungen.
Produktqualitätsprobleme beziehen sich auf chargenbezogene Qualitätsmängel des Produkts selbst unter normalen Lager- und Nutzungsbedingungen, nicht verursacht durch Transport oder menschliche Einflüsse, wie z. B. Cremeschmelzen/Phasentrennung, Verklumpen von Pulver, Geruchsbildung, Inhaltsverschlechterung usw. Diese Probleme treten meist erst nach längerer Zeit auf oder erfordern fachliche Beurteilung und haben daher einen eigenen Bearbeitungskanal.
Bei vermuteten Produktqualitätsproblemen sind folgende Nachweise erforderlich:
- 1. Ungeöffnete Originalmuster: 1-2 ungeöffnete Originalprodukte mit Problem zur Qualitätsprüfung zurücksenden
- 2. Produktchargennummer: Genaue Produktchargennummer angeben
- 3. Problembeschreibung & Fotos: Detaillierte Problembeschreibung und klare Fotos/Videos, die das Problem zeigen
- 4. Chargennachweis: Nachweis erbringen, dass mehrere Produkte dasselbe Problem haben
Bei Routineproblemen (wie interne Fehlmengen, falsche Lieferungen, Transportschäden) akzeptiert unser Unternehmen keine Meldungen mehr nach Ablauf der 7-Tage-Prüffrist. Erfolgt innerhalb der Frist kein Feedback, gilt die Ware als akzeptiert.
Produktqualitätsprobleme unterliegen jedoch nicht der 7-Tage-Prüffrist und können innerhalb der Produktlebensdauer gemeldet werden, müssen jedoch dem speziellen Qualitätsproblem-Behandlungsprozess folgen.
Die Bearbeitungszeit im After-Sales variiert je nach Problemtyp:
- Routineprobleme: Reaktion innerhalb von 1 Arbeitstag nach Erhalt vollständiger Informationen, Ersatzversand innerhalb von 3-5 Arbeitstagen nach Bestätigung abschließen.
- Produktqualitätsprobleme: Musterprüfungsanalyse benötigt 5-7 Arbeitstage, Ersatz-/Rückgabeabwicklung nach Verantwortlichkeitsbestätigung weitere 7-10 Arbeitstage.
Um After-Sales-Streitigkeiten zu vermeiden, wird empfohlen:
- Vorunterzeichnungsinspektion strikt durchführen: Außenverpackung und Gesamtstückzahl der Kartons prüfen, sofort Fotos machen und bei Auffälligkeiten Einwände erheben
- Das 7-Tage-Prüfzeitfenster einhalten: Detaillierte Auspackprüfung innerhalb der vorgegebenen Zeit abschließen und schriftliches Feedback zu Problemen geben
- Vollständige Nachweiskette aufbewahren: Machen Sie klare Fotos aus mehreren Blickwinkeln von Problemprodukten und deren Verpackung
- Standard-Kommunikationskanäle nutzen: Kommunikation per E-Mail, WeChat und anderen aufzeichnungsfähigen Methoden
- Standardformulare ausfüllen: Verwenden Sie das „After-Sales-Problemformular“, um vollständige und genaue Informationen sicherzustellen