After-sales beleid en ontvangstgids van een professionele cosmetica fabrikant ter bescherming van uw zakelijke belangen
After-sales beleid & ontvangstgids
Duidelijke verantwoordelijkheden, gestandaardiseerde processen en het waarborgen van een efficiënte afhandeling van after-sales kwesties
Introductie: Overzicht van het beleid
Dank u dat u ervoor kiest om een langdurige samenwerkingsrelatie met ons aan te gaan. Om de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen te verduidelijken, ervoor te zorgen dat after-sales kwesties efficiënt en correct kunnen worden opgelost, en uw zakelijke belangen en samenwerking te beschermen, verzoeken wij u relevante medewerkers aan te wijzen om het volgende beleid zorgvuldig te lezen.
Dit beleid is van toepassing op alle bulkbestellingen. Zodra een bestelling is geplaatst, wordt aangenomen dat uw bedrijf alle inhoud van dit beleid heeft gelezen, begrepen en ermee akkoord is gegaan. Wij zetten ons altijd in om stabiele en betrouwbare ondersteuning voor uw bedrijf te bieden via duidelijke regels en efficiënte uitvoering.
Belangrijke kennisgeving: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk voor het voltooien van het standaard inspectieproces binnen de afgesproken acceptatieperiode, wat de enige basis is voor het starten van eventuele latere after-sales claims.
Ontvangst- & inspectieproces
Om uw rechten te beschermen, dient u het volgende inspectieproces strikt uit te voeren bij ontvangst van de goederen:
1. Directe inspectie bij aankomst (voor ondertekening)
| Inspectie-item | Operationele standaard | Afhandeling van afwijkingen |
|---|---|---|
| Buitenverpakking & Aantal | Controleer het totale aantal ontvangen dozen, inspecteer de buitenverpakking op ernstige vervorming, schade, sporen van vochtigheid of bewijs van manipulatie, en bevestig dat de informatie op het buitenetiket overeenkomt met uw bestelling. |
1. Maak direct foto's als bewijs: Maak duidelijke overzichts- en detailfoto's van het trackingnummer en de afwijkende omstandigheden. 2. Bezwaar ter plaatse: Noteer duidelijk de afwijkende situatie op de koeriersdocumenten en onderhandel met de koerier over gedeeltelijke acceptatie of directe weigering op basis van de werkelijke situatie. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem onmiddellijk contact op met uw toegewijde verkoopvertegenwoordiger via e-mail, WeChat of andere schriftelijke methoden, en verstrek foto's en een korte beschrijving. |
Belangrijke kennisgeving: Als uw bedrijf of de aangewezen ontvanger (zoals magazijnbeheerder) de ondertekening voltooit zonder bezwaar te maken, wordt dit beschouwd als uw voorlopige bevestiging dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en de specificaties correct zijn. Als u kiest voor onbewaakte leveringsmethoden zoals "achterlaten bij de deur", wordt dit beschouwd als een automatische afstand van het recht op inspectie ter plaatse, en zal ons bedrijf geen verliezen dragen die daarna ontstaan door beschadiging van de buitenverpakking of tekortkoming in het totale aantal dozen.
2. Gedetailleerde uitpakinspectie (Binnen 7 werkdagen na ondertekening)
U heeft 7 werkdagen (gerekend vanaf de datum van ondertekening) om de uitpak-, tel- en steekproefinspectie van alle goederen te voltooien. Deze periode van 7 dagen is de enige geldige termijn om feedback te geven over interne hoeveelheids- en kwaliteitsproblemen.
Aanbevolen inspectieproces:
- Volledige telling: Vergelijk uw inkooporder met de bijgevoegde [Paklijst] om alle product-SKU-types en totale hoeveelheden te tellen.
- Steekproefcontrole: Voor elke SKU, vooral breekbare producten (zoals poederproducten), wordt aanbevolen om minimaal 3%-5% willekeurig te bemonsteren uit verschillende buitenverpakkingen voor uitpakinspectie.
-
Belangrijke inspectie: De inspectie-inhoud omvat, maar is niet beperkt tot:
- Interne tekorten: De werkelijke hoeveelheid in de doos komt niet overeen met de paklijst.
- Verpakkingskwaliteit: Of de binnenverpakking van het product ernstig beschadigd, vuil of geopend is.
- Productuiterlijk schade: Of het product zelf (zoals poedercompacts, oogschaduw) breuk, lekkage, krassen of andere transport- of productiefouten vertoont.
- Verkeerde/ontbrekende artikelen: De werkelijke SKU, kleur en specificaties komen niet overeen met de bestelling.
Uiterste termijn clausule: Alle [Interne tekorten], [Productbeschadigingen] en [Verkeerde/ontbrekende artikelen] die na ondertekening worden gevonden, moeten formeel schriftelijk aan ons bedrijf worden gemeld binnen 7 werkdagen na ondertekening, met duidelijke bewijsstukken bijgevoegd. Als er binnen de termijn geen reactie wordt ontvangen, wordt aangenomen dat u de goederen heeft geaccepteerd en dat de ontvangen goederen een intacte buitenverpakking, correcte interne hoeveelheden en onbeschadigde producten hebben. Ons bedrijf zal geen after-sales aanvragen meer accepteren die hiermee verband houden.
After-sales beleid & proces
Ons bedrijf verdeelt after-sales problemen duidelijk in twee categorieën. Gelieve de afhandelingsprocessen strikt te onderscheiden:
Routineproblemen
(Binnen 7 werkdagen gevonden)
- Kenmerken: Gemakkelijk te vinden, uiterlijk gerelateerd
- Soorten: Verzendingsschade, interne tekorten/verkeerde artikelen, verpakkingsdefecten
- Vereiste bewijzen: Duidelijke foto's/video's, vergelijking paklijst versus werkelijke goederen
- Oplossing: Vervangende zending of onderhandelde compensatie
Productkwaliteitsproblemen
(Binnen houdbaarheidsdatum)
- Kenmerken: Verborgen, vereist professionele beoordeling
- Soorten: Veranderingen in fysieke eigenschappen, chemische/microbiële problemen, compatibiliteitsproblemen van verpakking
- Vereiste bewijzen: Ongeopende originele monsters, productbatchnummer, probleemomschrijving en foto's
- Oplossing: Vervanging/retour na bevestiging van laboratoriumtest
Speciaal afhandelingsproces voor productkwaliteitsproblemen:
- Verdachte ontdekking: Wanneer batch verdachte kwaliteitsproblemen worden gevonden tijdens opslag of verkoop, stop dan onmiddellijk de verkoop van die batch producten.
- Communicatie & monsterverzending: Neem onmiddellijk contact op met de verkoopvertegenwoordiger en retourneer 1-2 ongeopende originele probleemproducten zoals vereist voor onze kwaliteitsinspectie.
- Laboratoriumbepaling: Onze kwaliteitsinspectieafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kunnen beide partijen gezamenlijk monsters naar een derde testinstantie sturen, waarbij de verantwoordelijke partij de kosten draagt.
- Verantwoordelijkheidsuitvoering: Als bevestigd wordt dat het onze verantwoordelijkheid is, zullen wij onvoorwaardelijk de goederen vervangen of retourneren en alle gerelateerde kosten dragen.
Reikwijdte van after-sales dekking
Hieronder vindt u de gedetailleerde reikwijdte en normen voor after-sales dekking:
| Type probleem | Definitie & acceptatienormen | Vereist bewijs | Resolutie |
|---|---|---|---|
| Transportbeschadiging | Groot gebied, batchschade aan buitenverpakking of het product zelf veroorzaakt tijdens transport. | 1. Foto's van abnormale buitenverpakking vóór ondertekening 2. Foto's/video's van interne productbeschadiging 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Vervangende zending/onderhandelde korting |
| Interne tekorten/verkeerde artikelen | De werkelijke hoeveelheid in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de verzonden goederen SKU komt niet overeen met de ordergegevens. | 1. Inkooporder en paklijst 2. Panoramafoto's en gedetailleerde foto's van ontvangen goederen 3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerde artikelen |
Vervangende zending |
| Verpakkingskwaliteitsproblemen | Batchverpakkingsdefecten afkomstig van de productiefabriek (zoals het openen van geschenkdozen, fouten bij het afdrukken van batchnummers, enz.). | 1. Foto's/video's van defecten van meerdere producten 2. Statistieken van defectaantallen |
Onderhandelde compensatie (zoals een subsidie) of vervanging |
| Productkwaliteitsproblemen | Batch-, niet-menselijke kwaliteitsproblemen die binnen de houdbaarheidsdatum optreden (zoals: crème smelten, olie-water scheiding, poeder beschimmeld, enz.). | 1. Foto's/video's van probleemproducten 2. Inkoopordernummer en productbatchnummer 3. Gedetailleerde probleembeschrijving |
Vervanging/retour |
Proces voor Service na Verkoop
Om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de verwerking te waarborgen, moeten alle formele service na verkoop-aanvragen het volgende gestandaardiseerde proces volgen:
Stap 1: Vul het "Formulier voor Service na Verkoop" in en dien het in
Om informatieverlies te voorkomen, gebruik alstublieft uniform de volgende formulier-template en stuur deze via e-mail naar uw zakelijke specialist.
"Formulier voor Service na Verkoop"
- Klantnaam: _________________
- Bestelnummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Type Probleem: □ Routineprobleem □ Productkwaliteitsprobleem
- [If it is a product quality issue, please fill in the following columns in detail]
- Productbatchnummer (Verplicht): _________________
- Gedetailleerde Probleembeschrijving: _________________
- Monsters Teruggestuurd: □ Ja □ Nee (Volgnummer: __________)
- Getroffen SKU & Geschatte Hoeveelheid: SKU: ________, Hoeveelheid: ________
- Bewijs Bijgevoegd: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (Gelieve samen als bijlagen te versturen)
- Gewenste Oplossing: □ Vervangende verzending □ Retour □ Vervanging □ Onderhandelde compensatie
Stap 2: Probleembeoordeling & Communicatie
Onze klantenservice zal binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige informatie beoordelen en het voorlopige resultaat en de oplossing met u communiceren.
Stap 3: Uitvoering van de Oplossing
- Vervangende Verzending: Na bevestiging regelen wij de verzending binnen 3-5 werkdagen en dragen wij de bijbehorende verzendkosten.
- Vervanging/Retour: Vereist onze voorafgaande goedkeuring en het verstrekken van een retouradres. Gelieve de probleemproducten in originele staat terug te sturen. Na onze kwaliteitsinspectie zullen we vervanging of terugbetaling verwerken (kan worden verrekend met volgende betalingen).
- Onderhandelde Compensatie: Voor kleine problemen zoals verpakkingskwaliteit kunnen beide partijen een compensatie onderhandelen in de vorm van betalingskortingen, subsidies, enz.
Vrijwaring
De volgende situaties vallen niet onder de service na verkoop. Houd hier rekening mee:
Tijdslimiet- & Bewijsproblemen
- Overschrijding van de Tijdslimiet: Routineproblemen overschrijden de inspectieperiode van 7 dagen; kwaliteitsproblemen overschrijden de houdbaarheidsdatum van het product.
- Kan geen geldig bewijs of monsters leveren.
- Beïnvloedt Doorverkoop: Producten zijn geopend voor gebruik of de verpakking is beschadigd.
Problemen met Klantverantwoordelijkheid
- Onjuiste opslag: Productachteruitgang of schade veroorzaakt door de opslagomgeving van de klant (zoals blootstelling aan zon, vochtigheid, extreme temperaturen).
- Menselijke schade: Schade veroorzaakt door menselijke ongevallen tijdens hantering, opslag of verkoop.
- Subjectieve redenen: Subjectieve ontevredenheid over product kleurverschil, geur, textuur (aanbevolen eerst fysieke monsters aan te vragen).
Andere niet-gedekte situaties: Natuurlijke waardevermindering of normaal verbruik van het product; verliezen veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming, aardbeving, enz.).
Veelgestelde vragen
Voltooi het uitpakken en tellen binnen 7 werkdagen na ondertekening. Als tekorten worden gevonden, neem dan onmiddellijk contact op:
- Schort verdere distributie of verkoop van die productbatch op
- Maak duidelijke foto’s van het probleemproduct en de buitenverpakking vanuit meerdere hoeken
- Stel een probleemplijst op (inclusief getroffen SKU’s, aantallen) en communiceer met je verkoopvertegenwoordiger via e-mail, WeChat of andere vastlegbare methoden
- Vul het "After-Sales Probleemformulier" in om de aanvraag formeel in te dienen
Routineproblemen verwijzen naar problemen die binnen de 7-daagse inspectieperiode via visuele controle kunnen worden vastgesteld, zoals fysieke transportschade, tekorten of verkeerde leveringen.
Productkwaliteitsproblemen verwijzen naar batchkwaliteitsdefecten van het product zelf onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, niet veroorzaakt door transport of menselijke factoren, zoals het smelten van crème/olie-water scheiding, poederklontering, geurvorming, achteruitgang van de inhoud, enz. Deze problemen doen zich meestal later voor of vereisen professionele beoordeling, daarom hebben ze een aparte afhandelingsprocedure.
Voor vermoedelijke productkwaliteitsproblemen is het volgende bewijs vereist:
- 1. Ongeopende originele monsters: Retourneer 1-2 ongeopende originele probleemproducten voor onze kwaliteitsinspectie
- 2. Productbatchnummer: Geef het juiste productbatchnummer op
- 3. Probleembeschrijving & Foto's: Gedetailleerde probleembeschrijving en duidelijke foto’s/video’s die het probleem tonen
- 4. Batchbewijs: Lever bewijs dat meerdere producten hetzelfde probleem hebben
Voor routinematige problemen (zoals interne tekorten, verkeerde zendingen, transportschade) accepteert ons bedrijf deze niet meer na overschrijding van de 7-daagse inspectieperiode. Als er binnen de termijn geen terugkoppeling is, wordt aangenomen dat u de goederen heeft geaccepteerd.
Productkwaliteitsproblemen zijn echter niet gebonden aan de 7-daagse inspectieperiode en kunnen binnen de houdbaarheidsdatum van het product worden gemeld, maar moeten het speciale kwaliteitsprobleemafhandelingsproces volgen.
De verwerkingstijd voor nazorg varieert afhankelijk van het type probleem:
- Routinematige problemen: Reactie binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige informatie, vervangingszending binnen 3-5 werkdagen na bevestiging.
- Productkwaliteitsproblemen: Monsteranalyse vereist 5-7 werkdagen, vervanging/retourverwerking na bevestiging van verantwoordelijkheid vereist nog eens 7-10 werkdagen.
Om nazorggeschillen te voorkomen, wordt aanbevolen:
- Voer strikt de inspectie vóór ondertekening uit: Controleer de buitenverpakking en het totale aantal dozen, maak direct foto's en meld bezwaren bij afwijkingen
- Houd de 7-daagse inspectieperiode aan: Voltooi gedetailleerde uitpakinspectie binnen de gestelde tijd en geef schriftelijke terugkoppeling over problemen
- Bewaar volledige bewijsketen: Maak duidelijke foto's vanuit meerdere hoeken van probleemproducten en hun verpakking
- Gebruik standaard communicatiekanalen: Communiceer via e-mail, WeChat en andere vastlegbare methoden
- Vul standaardformulieren in: Gebruik het "Nazorgprobleemformulier" om volledige en nauwkeurige informatie te waarborgen