After-sales beleid en ontvangstgids van een professionele cosmeticafabrikant om uw zakelijke belangen te beschermen
After-Sales Beleid & Ontvangstgids
Duidelijke verantwoordelijkheden, gestandaardiseerde processen en het waarborgen van een efficiënte afhandeling van after-sales kwesties
Introductie: Beleidsoverzicht
Dank u dat u ervoor kiest om een langdurige samenwerkingsrelatie met ons aan te gaan. Om de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen te verduidelijken, ervoor te zorgen dat aftersalesproblemen efficiënt en correct kunnen worden opgelost, en uw zakelijke belangen en samenwerking te beschermen, verzoeken wij u relevante medewerkers aan te wijzen om het volgende beleid zorgvuldig te lezen.
Dit beleid is van toepassing op alle bulkbestellingen. Zodra een bestelling is geplaatst, wordt aangenomen dat uw bedrijf alle inhoud van dit beleid heeft gelezen, begrepen en ermee akkoord is gegaan. Wij zetten ons altijd in om stabiele en betrouwbare ondersteuning voor uw bedrijf te bieden via duidelijke regels en efficiënte uitvoering.
Belangrijke kennisgeving: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk voor het voltooien van het standaard inspectieproces binnen de afgesproken acceptatieperiode, wat de enige basis is voor het starten van eventuele latere aftersalesclaims.
Ontvangst- & inspectieproces
Om uw rechten te beschermen, dient u het volgende inspectieproces strikt uit te voeren bij ontvangst van de goederen:
1. Directe inspectie bij aankomst (voor ondertekening)
| Inspectie-item | Bedrijfsstandaard | Afhandeling van afwijkingen |
|---|---|---|
| Buitenverpakking & Hoeveelheid | Controleer het totale aantal ontvangen dozen, inspecteer de buitenverpakking op ernstige vervorming, schade, sporen van vocht of bewijs van manipulatie, en bevestig dat de informatie op het buitenetiket overeenkomt met uw bestelling. |
1. Maak direct foto's als bewijs: Maak duidelijke globale en gedetailleerde foto's van het trackingnummer en de afwijkende omstandigheden. 2. Bezwaar ter plaatse: Noteer duidelijk de afwijkende situatie op de koeriersdocumenten en onderhandel met de koerier over gedeeltelijke acceptatie of directe weigering op basis van de werkelijke situatie. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem onmiddellijk contact op met uw toegewijde verkoopvertegenwoordiger via e-mail, WeChat of andere schriftelijke methoden, en verstrek foto's en een korte beschrijving. |
Belangrijke kennisgeving: Als uw bedrijf of de aangewezen ontvanger (zoals magazijnbeheerder) de ondertekening voltooit zonder bezwaar te maken, wordt dit beschouwd als uw voorlopige bevestiging dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en de specificaties correct zijn. Als u kiest voor onbeheerde leveringsmethoden zoals "achterlaten bij de deur", wordt dit beschouwd als een automatische afstand van het recht op inspectie ter plaatse, en zal ons bedrijf geen verliezen dragen die daarna ontstaan door beschadiging van de buitenverpakking of tekortkoming in het totale aantal dozen.
2. Gedetailleerde uitpakinspectie (binnen 7 werkdagen na ondertekening)
U heeft 7 werkdagen (berekend vanaf de datum van ondertekening) om de uitpak-, tel- en steekproefinspectie van alle goederen te voltooien. Deze periode van 7 dagen is de enige geldige termijn om feedback te geven over interne hoeveelheids- en kwaliteitsproblemen.
Aanbevolen inspectieproces:
- Volledige Telling: Vergelijk uw inkooporder met de bijgevoegde [Paklijst] om alle product SKU-types en totale hoeveelheden te tellen.
- Steekproefcontrole: Voor elke SKU, vooral breekbare producten (zoals poederproducten), wordt aanbevolen om minimaal 3%-5% willekeurig te bemonsteren uit verschillende buitenverpakkingen voor inspectie na uitpakken.
-
Belangrijke Inspectie: De inspectie-inhoud omvat, maar is niet beperkt tot:
- Interne Tekorten: De werkelijke hoeveelheid in de doos komt niet overeen met de paklijst.
- Verpakkingskwaliteit: Of de binnenverpakking van het product ernstig beschadigd, vuil of geopend is.
- Product Uiterlijke Beschadiging: Of het product zelf (zoals poedercompacts, oogschaduw) breuk, lekkage, krassen en andere transport- of productiefouten vertoont.
- Verkeerde/Ontbrekende Artikelen: De werkelijke SKU, kleur en specificaties komen niet overeen met de bestelling.
Uiterste Termijn Clausule: Alle [Interne Tekorten], [Productbeschadiging] en [Verkeerde/Ontbrekende Artikelen] problemen die na ondertekening worden gevonden, moeten formeel schriftelijk aan ons bedrijf worden voorgelegd binnen 7 werkdagen na ondertekening, met duidelijk bewijs bijgevoegd. Als er binnen de termijn geen feedback wordt ontvangen, wordt aangenomen dat u de goederen heeft geaccepteerd en dat de ontvangen goederen een intacte buitenverpakking, correcte interne hoeveelheden en onbeschadigde producten hebben. Ons bedrijf zal geen after-sales aanvragen meer accepteren die hiermee verband houden.
After-Sales Beleid & Proces
Ons bedrijf verdeelt after-sales problemen duidelijk in twee categorieën. Gelieve de afhandelingsprocessen strikt te onderscheiden:
Routineproblemen
(Gevonden binnen 7 werkdagen)
- Kenmerken: Makkelijk te vinden, uiterlijk gerelateerd
- Typen: Vervoersschade, interne tekorten/verkeerde artikelen, verpakkingsdefecten
- Vereist Bewijs: Duidelijke foto's/video's, vergelijking paklijst versus daadwerkelijke goederen
- Oplossing: Vervangingszending of onderhandelde compensatie
"Product Kwaliteitsproblemen"
(Binnen de houdbaarheidsdatum)
- Kenmerken: Verborgen, vereist professionele beoordeling
- Typen: Veranderingen in fysieke eigenschappen, chemische/microbiële problemen, compatibiliteitsproblemen van de verpakking
- Vereist Bewijs: Ongeopende originele monsters, productbatchnummer, probleemomschrijving en foto's
- Oplossing: Vervanging/retour na bevestiging van laboratoriumtesten
Speciaal afhandelingsproces voor productkwaliteitsproblemen:
- Verdachte ontdekking: Wanneer batch verdachte kwaliteitsproblemen worden gevonden tijdens opslag of verkoop, stop dan onmiddellijk de verkoop van die batch producten.
- Communicatie & monsterverzending: Neem onmiddellijk contact op met de verkoopvertegenwoordiger en retourneer 1-2 ongeopende originele probleemproducten zoals vereist voor onze kwaliteitsinspectie.
- Laboratoriumbepaling: Onze kwaliteitsinspectieafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kunnen beide partijen gezamenlijk monsters naar een derde partij testinstantie sturen, waarbij de verantwoordelijke partij de kosten draagt.
- Verantwoordelijkheidsuitvoering: Als wordt bevestigd dat het onze verantwoordelijkheid is, zullen wij onvoorwaardelijk de goederen vervangen of retourneren en alle gerelateerde kosten dragen.
Reikwijdte van after-sales dekking
Hieronder vindt u de gedetailleerde reikwijdte en normen voor after-sales dekking:
| Type probleem | Definitie & acceptatienormen | Vereist Bewijs | Oplossing |
|---|---|---|---|
| Verzendingsschade | Groot gebied, batchschade aan buitenverpakking of het product zelf veroorzaakt tijdens transport. | 1. Foto's van abnormale buitenverpakking vóór ondertekening 2. Foto's/video's van interne productbeschadiging 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Vervangende zending/onderhandelde korting |
| Interne tekorten/verkeerde artikelen | De werkelijke hoeveelheid in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de verzonden goederen SKU komt niet overeen met de ordergegevens. | "1. Inkooporder en paklijst" "2. Panoramische en gedetailleerde foto's van ontvangen goederen" "3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerde items" |
"Vervangingszending" |
| "Verpakkingskwaliteitsproblemen" | "Batch verpakkingsfouten afkomstig van de productiefabriek (zoals geschenkdoos openingen, batchnummer drukfouten, enz.)." | "1. Foto's/video's van defecten van meerdere producten" "2. Statistieken van defectaantallen" |
"Onderhandelde compensatie (zoals een subsidie) of vervanging" |
| "Product Kwaliteitsproblemen" | "Batch, niet-menselijke kwaliteitsproblemen die zich binnen de houdbaarheidsdatum voordoen (zoals: crème smelten, olie-water scheiding, poeder schimmel, enz.)." | "1. Foto's/video's van probleemproducten" "2. Inkoopordernummer en productbatchnummer" "3. Gedetailleerde probleemomschrijving" |
"Vervanging/retour" |
"After-Sales Aanvraagproces"
"Om de verwerkings efficiëntie en nauwkeurigheid te waarborgen, moeten alle formele after-sales aanvragen het volgende gestandaardiseerde proces volgen:"
"Stap 1: Vul het \"After-Sales Probleemformulier\" in en dien het in"
"Om informatieverlies te voorkomen, gebruik alstublieft uniform de volgende formulier sjabloon en stuur deze via e-mail naar uw business specialist."
"After-Sales Probleemformulier"
- Naam klant: _________________
- Ordernummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Type probleem: □ Routineprobleem □ Productkwaliteitsprobleem
- [If it is a product quality issue, please fill in the following columns in detail]
- Productbatchnummer (verplicht): _________________
- Gedetailleerde probleemomschrijving: _________________
- Monsters geretourneerd: □ Ja □ Nee (Volgnummer: __________)
- Getroffen SKU & geschatte hoeveelheid: SKU: ________, Aantal: ________
- Bijgevoegd bewijs: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (Gelieve samen als bijlagen te verzenden)
- Gewenste oplossing: □ Vervangingszending □ Retour □ Vervanging □ Onderhandelde compensatie
Stap 2: Beoordeling & communicatie van het probleem
Onze klantenservice zal binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige informatie beoordelen en het voorlopige resultaat en de oplossing met u communiceren.
Stap 3: Uitvoering van de oplossing
- Vervangingszending: Na bevestiging regelen wij de verzending binnen 3-5 werkdagen en dragen wij de bijbehorende verzendkosten.
- Vervanging/Retour: Vereist onze voorafgaande goedkeuring en het verstrekken van een retouradres. Gelieve de probleemproducten in originele staat terug te sturen. Na onze kwaliteitsinspectie zullen we vervanging of terugbetaling verwerken (kan worden verrekend met volgende betalingen).
- Onderhandelde compensatie: Voor kleine problemen zoals verpakkingskwaliteit kunnen beide partijen compensatie onderhandelen in de vorm van betalingskortingen, subsidies, enz.
Disclaimer
De volgende situaties vallen niet onder de after-sales service. Houd hier rekening mee:
Tijdslimiet & bewijsproblemen
- Overschrijding van de tijdslimiet: Routineproblemen overschrijden de inspectieperiode van 7 dagen; kwaliteitsproblemen overschrijden de houdbaarheidsdatum van het product.
- Kan geen geldig bewijs of monsters leveren.
- Beïnvloedt Doorverkoop: Producten zijn geopend voor gebruik of de verpakking is beschadigd.
Klantverantwoordelijkheidsproblemen
- Onjuiste Opslag: Productverslechtering of schade veroorzaakt door de opslagomgeving van de klant (zoals blootstelling aan zon, vochtigheid, extreme temperaturen).
- Menselijke Schade: Schade veroorzaakt door menselijke ongevallen tijdens hantering, opslag of verkoop.
- Subjectieve Redenen: Subjectieve ontevredenheid over product kleurverschil, geur, textuur (aanbevolen eerst fysieke monsters aan te vragen).
Andere Niet-gedekte Situaties: Product natuurlijke waardevermindering of normaal verbruik; verliezen veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming, aardbeving, enz.).
Veelgestelde vragen
Voltooi het uitpakken en tellen binnen 7 werkdagen na ondertekening. Als er hoeveelheidstekorten worden gevonden, neem dan onmiddellijk de volgende stappen:
- Schort verdere distributie of verkoop van die productbatch op
- Maak duidelijke foto's van het probleemproduct en de buitenverpakking vanuit meerdere hoeken
- Stel een probleemlijst op (inclusief getroffen SKU's, hoeveelheden) en communiceer met uw verkoopvertegenwoordiger via e-mail, WeChat of andere vastlegbare methoden
- Vul het "After-Sales Issue Form" in om de aanvraag formeel in te dienen
Routineproblemen verwijzen naar problemen die binnen de 7-daagse inspectieperiode door visuele controle kunnen worden vastgesteld, zoals transport fysieke schade, hoeveelheidstekorten of verkeerde leveringen.
Productkwaliteitsproblemen verwijzen naar batchkwaliteitsdefecten van het product zelf onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, niet veroorzaakt door transport of menselijke redenen, zoals het smelten van crème/olie-water scheiding, poederklontering, geurvorming, inhoudsverslechtering, enz. Deze problemen doen zich meestal later voor of vereisen professionele beoordeling, daarom hebben ze een eigen afhandelingskanaal.
Voor vermoedelijke productkwaliteitsproblemen is het volgende bewijs vereist:
- 1. Ongeopende Originele Monsters: Retourneer 1-2 ongeopende originele probleemproducten voor onze kwaliteitsinspectie
- 2. Productbatchnummer: Geef het juiste productbatchnummer op
- 3. Probleembeschrijving & Foto's: Gedetailleerde probleembeschrijving en duidelijke foto's/video's die het probleem tonen
- 4. Batchbewijs: Lever bewijs dat meerdere producten hetzelfde probleem hebben
Voor routineproblemen (zoals interne tekorten, verkeerde zendingen, transportschade) accepteert ons bedrijf deze niet meer na overschrijding van de 7-daagse inspectieperiode. Als er binnen de termijn geen feedback wordt ontvangen, wordt aangenomen dat u de goederen heeft geaccepteerd.
Echter, productkwaliteitsproblemen vallen niet onder de 7-daagse inspectieperiode en kunnen binnen de houdbaarheid van het product worden gemeld, maar moeten het speciale kwaliteitsprobleemafhandelingsproces volgen.
De verwerkingstijd na verkoop varieert afhankelijk van het type probleem:
- Routineproblemen: Reactie binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige informatie, vervangingszending voltooid binnen 3-5 werkdagen na bevestiging.
- Productkwaliteitsproblemen: Monsteranalyse vereist 5-7 werkdagen, vervanging/retourverwerking na bevestiging van verantwoordelijkheid vereist nog eens 7-10 werkdagen.
Om after-sales geschillen te voorkomen, wordt aanbevolen:
- Voer strikt de inspectie vóór ondertekening uit: Controleer de buitenverpakking en het totale aantal dozen, maak direct foto's en uit bezwaar bij afwijkingen
- Houd de 7-daagse inspectieperiode aan: Voltooi een gedetailleerde uitpakinspectie binnen de gespecificeerde tijd en geef schriftelijke feedback over problemen
- Houd een volledige bewijsketen bij: Maak duidelijke foto's vanuit meerdere hoeken van probleemproducten en hun verpakking
- Gebruik standaard communicatiekanalen: Communiceer via e-mail of WeChat en andere vastlegbare methoden
- Vul standaardformulieren in: Gebruik het "After-Sales Issue Form" om volledige en nauwkeurige informatie te garanderen