Aftersalesbeleid en ontvangstgids van een professionele cosmeticafabrikant ter bescherming van uw bedrijfsbelangen
Aftersalesbeleid & ontvangstgids
Duidelijke verantwoordelijkheden, gestandaardiseerde processen en een efficiënte afhandeling van aftersaleskwesties
Inleiding: beleidsoverzicht
Bedankt dat u ervoor hebt gekozen een langdurige samenwerkingsrelatie met ons aan te gaan. Om de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen te verduidelijken, ervoor te zorgen dat aftersaleskwesties efficiënt en correct kunnen worden opgelost en uw bedrijfsbelangen en samenwerking te beschermen, verzoeken wij u relevant personeel aan te wijzen om het volgende beleid zorgvuldig te lezen.
Dit beleid is van toepassing op alle bulkbestellingen. Zodra een bestelling is geplaatst, wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf alle inhoud van dit beleid heeft gelezen, begrepen en ermee heeft ingestemd. Wij blijven ons inzetten om uw bedrijf stabiele en betrouwbare ondersteuning te bieden door middel van duidelijke regels en efficiënte uitvoering.
Belangrijke mededeling: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk voor het voltooien van het standaardinspectieproces binnen de overeengekomen acceptatieperiode. Dit is de enige basis voor het starten van eventuele latere aftersalesclaims.
Ontvangst- en inspectieproces
Om uw rechten te beschermen, dient u bij ontvangst van de goederen het volgende inspectieproces strikt uit te voeren:
1. Onmiddellijke inspectie bij aankomst (vóór ondertekening)
| Inspectiepunt | Operationele standaard | Afhandeling van afwijkingen |
|---|---|---|
| Buitenverpakking & aantal | Controleer het totale aantal ontvangen dozen, inspecteer de buitenverpakking op ernstige vervorming, schade, tekenen van vocht of sporen van manipulatie en bevestig dat de informatie op het etiket van de buitenste doos overeenkomt met uw bestelling. |
1. Maak onmiddellijk foto's als bewijs: Maak duidelijke overzichts- en detailfoto's van het trackingnummer en de afwijkingen. 2. Maak ter plaatse bezwaar: Noteer de afwijkende situatie duidelijk op de documenten van de koerier en overleg met de koerier over gedeeltelijke aanvaarding of directe weigering, afhankelijk van de feitelijke situatie. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem onmiddellijk via e-mail, WeChat of een andere schriftelijke methode contact op met uw vaste verkoopvertegenwoordiger en voeg foto's en een korte beschrijving toe. |
Belangrijke mededeling: Als uw bedrijf of de aangewezen ontvanger (zoals de magazijnmanager) de ondertekening voltooit zonder bezwaar te maken, wordt dit beschouwd als uw voorlopige bevestiging dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en de specificaties correct zijn. Als u kiest voor een bezorgmethode zonder aanwezigheid, zoals "bij de deur achterlaten", wordt ervan uitgegaan dat u automatisch afziet van het recht op inspectie ter plaatse en zal ons bedrijf geen verliezen dragen die daarna worden veroorzaakt door schade aan de buitenverpakking of een tekort aan het totale aantal dozen.
2. Gedetailleerde controle na uitpakken (binnen 7 werkdagen na ondertekening)
U hebt 7 werkdagen (gerekend vanaf de datum van ondertekening) om het uitpakken, tellen en de steekproefsgewijze controle van alle goederen te voltooien. Deze periode van 7 dagen is de enige geldige termijn om feedback te geven over interne kwantiteits- en kwaliteitsproblemen.
Aanbevolen controleproces:
- Volledige telling: Vergelijk uw inkooporder met de bijgevoegde [Paklijst] om alle product-SKU-typen en totale aantallen te tellen.
- Steekproefsgewijze controle: Voor elke SKU, vooral kwetsbare producten (zoals poederproducten), wordt aanbevolen om voor het uitpakken willekeurig ten minste 3%-5% uit verschillende omdozen te nemen.
-
Belangrijke controle: De controle omvat onder andere:
- Interne Tekorten: Het werkelijke aantal in de doos komt niet overeen met de paklijst.
- Verpakkingskwaliteit: Of de binnenverpakking van het product ernstig beschadigd of vuil is, of geopend is geweest.
- Schade aan het uiterlijk van het product: Of het product zelf (zoals poederdoosjes en oogschaduw) breuken, lekkage, krassen of andere transport- of productiedefecten vertoont.
- Verkeerde/Ontbrekende Artikelen: De werkelijke SKU, kleur en specificaties komen niet overeen met de bestelling.
Definitieve termijnbepaling: Alle problemen met [Interne Tekorten], [Products chade] en [Verkeerde/Ontbrekende Artikelen] die na ondertekening worden vastgesteld, moeten binnen 7 werkdagen na ondertekening formeel schriftelijk bij ons bedrijf worden gemeld, met duidelijke bewijsstukken als bijlage. Als er binnen de termijn geen feedback wordt ontvangen, wordt ervan uitgegaan dat u de goederen hebt geaccepteerd en dat de ontvangen goederen standaard een onbeschadigde buitenverpakking, correcte interne aantallen en onbeschadigde producten hebben. Ons bedrijf accepteert hiervoor geen aftersalesaanvragen meer.
After-salesbeleid en -proces
Ons bedrijf verdeelt aftersalesproblemen duidelijk in twee categorieën. Maak strikt onderscheid tussen de afhandelingsprocedures:
Routineproblemen
(Vastgesteld binnen 7 werkdagen)
- Kenmerken: Gemakkelijk vast te stellen, gerelateerd aan het uiterlijk
- Types: Transportschade, interne tekorten/verkeerde artikelen, verpakkingsdefecten
- Vereist bewijsmateriaal: Duidelijke foto's/video's, vergelijking tussen paklijst en werkelijke goederen
- Oplossing: Vervangende zending of overeengekomen compensatie
Problemen met productkwaliteit
(Binnen de houdbaarheidstermijn)
- Kenmerken: Verborgen, vereist professioneel oordeel
- Typen: Veranderingen in fysische eigenschappen, chemische/microbiologische problemen, compatibiliteitsproblemen met de verpakking
- Vereist bewijsmateriaal: Ongeopende originele monsters, productbatchnummer, beschrijving van het probleem en foto's
- Oplossing: Vervanging/retourzending na bevestiging door laboratoriumonderzoek
Speciale afhandelingsprocedure voor productkwaliteitsproblemen:
- Vermoeden vastgesteld: Wanneer tijdens opslag of verkoop batchgewijze vermoedelijke kwaliteitsproblemen worden vastgesteld, moet de verkoop van die batch producten onmiddellijk worden opgeschort.
- Communicatie en verzending van monsters: Neem onmiddellijk contact op met de verkoopvertegenwoordiger en retourneer 1-2 ongeopende originele probleemproducten zoals vereist voor onze kwaliteitscontrole.
- Laboratoriumonderzoek: Onze kwaliteitsafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kunnen beide partijen gezamenlijk monsters naar een extern testlaboratorium sturen, waarbij de verantwoordelijke partij de kosten draagt.
- Uitvoering van verantwoordelijkheid: Als wordt bevestigd dat de verantwoordelijkheid bij ons ligt, vervangen of retourneren wij de goederen onvoorwaardelijk en dragen wij alle bijbehorende kosten.
Reikwijdte van de aftersalesdekking
Hieronder vindt u de gedetailleerde reikwijdte en normen voor de dekking van de aftersales:
| Type probleem | Definitie en acceptatienormen | Vereist bewijsmateriaal | Oplossing |
|---|---|---|---|
| Transportschade | Grote oppervlakken met batchgewijze schade aan de buitenverpakking of het product zelf, veroorzaakt tijdens het transport. | 1. Foto's van de abnormale buitenverpakking vóór ondertekening 2. Foto's/video's van interne productschade 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Vervangende zending/overeengekomen korting |
| Interne tekorten/verkeerde artikelen | De werkelijke hoeveelheid in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de SKU van de verzonden goederen komt niet overeen met de bestelgegevens. | 1. Inkooporder en paklijst 2. Panoramafoto's en gedetailleerde foto's van de ontvangen goederen 3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerde artikelen |
Vervangende zending |
| Kwaliteitsproblemen met de verpakking | Batchverpakkingsdefecten die afkomstig zijn van de productiefabriek (zoals openingen in geschenkdozen, fouten bij het afdrukken van batchnummers, enz.). | 1. Foto's/video's van defecten bij meerdere producten 2. Statistieken van defecte aantallen |
Onderhandelde compensatie (zoals een subsidie) of vervanging |
| Problemen met productkwaliteit | Batchgebonden, niet door menselijk handelen veroorzaakte kwaliteitsproblemen die zich binnen de houdbaarheid voordoen (zoals: smelten van crème, scheiding van olie en water, schimmelvorming in poeder enzovoort). | 1. Foto's/video's van probleemproducten 2. Inkoopordernummer en batchnummer van het product 3. Gedetailleerde beschrijving van het probleem |
Vervanging/retour |
Procedure voor aftersalesaanvragen
Voor een efficiënte en nauwkeurige verwerking moeten alle formele aftersalesaanvragen de volgende gestandaardiseerde procedure volgen:
Stap 1: Vul het 'Aftersales-probleemformulier' in en dien het in
Gebruik het volgende formulier als vast sjabloon en stuur het per e-mail naar uw zakelijke contactpersoon om te voorkomen dat informatie ontbreekt.
"Aftersales-probleemformulier"
- Naam van de klant: _________________
- Ordernummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Type probleem: □ Routineprobleem □ Probleem met productkwaliteit
- [If it is a product quality issue, please fill in the following columns in detail]
- Batchnummer van het product (verplicht): _________________
- Gedetailleerde beschrijving van het probleem: _________________
- Monsters geretourneerd: □ Ja □ Nee (Trackingnummer: __________)
- Betrokken SKU en geschatte hoeveelheid: SKU: ________, Hoeveelheid: ________
- Bijgevoegd bewijs: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (stuur deze samen als bijlagen)
- Gewenste oplossing: □ Verzending van vervangende producten □ Retour □ Vervanging □ Onderhandelde compensatie
Stap 2: Beoordeling en communicatie over het probleem
Onze klantenservice beoordeelt de aanvraag binnen 1 werkdag na ontvangst van alle benodigde informatie en deelt de voorlopige beoordeling en oplossing met u.
Stap 3: Uitvoering van de oplossing
- Verzending van vervangende producten: Na bevestiging regelen we de verzending binnen 3-5 werkdagen en dragen we de bijbehorende verzendkosten.
- Vervanging/retour: Hiervoor is onze voorafgaande goedkeuring en het verstrekken van een retouradres vereist. Retourneer de probleemproducten in de oorspronkelijke staat. Nadat onze kwaliteitscontrole dit heeft bevestigd, verwerken we een vervanging of terugbetaling (die kan worden verrekend met latere betalingen).
- Onderhandelde compensatie: Bij kleine problemen, zoals verpakkingskwaliteit, kunnen beide partijen een compensatie overeenkomen in de vorm van betalingskortingen, subsidies enzovoort.
Disclaimer
De volgende situaties vallen niet onder de aftersales-service. Let op:
Problemen met termijnen en bewijsstukken
- Overschrijding van de termijn: Routineproblemen overschrijden de inspectieperiode van 7 dagen; kwaliteitsproblemen overschrijden de houdbaarheid van het product.
- Er kunnen geen geldige bewijzen of monsters worden verstrekt.
- Invloed op wederverkoop: Producten zijn geopend voor gebruik of de verpakking is beschadigd.
Problemen waarvoor de klant verantwoordelijk is
- Onjuiste opslag: Verslechtering of beschadiging van het product veroorzaakt door de opslagomgeving van de klant (zoals blootstelling aan zonlicht, vocht of extreme temperaturen).
- Door menselijk handelen veroorzaakte schade: Schade veroorzaakt door menselijke ongelukken tijdens het hanteren, in de schappen plaatsen of verkopen.
- Subjectieve redenen: Subjectieve ontevredenheid over het kleurverschil, de geur of de textuur van het product (het wordt aanbevolen eerst fysieke monsters aan te vragen).
Andere situaties die niet worden gedekt: natuurlijke waardevermindering of normaal verbruik van het product; verliezen veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming, aardbeving enzovoort).
Veelgestelde vragen
Voltooi het uitpakken en tellen binnen 7 werkdagen na ondertekening. Als u tekorten aantreft, doe dan onmiddellijk het volgende:
- Stop met verdere distributie of verkoop van deze batch producten
- Maak duidelijke foto's vanuit meerdere hoeken van de probleemproducten en hun buitenverpakking
- Stel een proble overzicht op (inclusief de betreffende SKU's en aantallen) en neem per e-mail, WeChat of een andere methode waarmee communicatie kan worden vastgelegd contact op met uw verkoopvertegenwoordiger
- Vul het "After-Sales Issue Form" in om de aanvraag officieel in te dienen
Reguliere problemen verwijzen naar problemen die binnen de inspectietermijn van 7 dagen door een visuele controle kunnen worden vastgesteld, zoals fysieke transportschade, tekorten of verkeerde leveringen.
Problemen met de productkwaliteit verwijzen naar kwaliteitsgebreken in de batch van het product zelf onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, en niet naar problemen die zijn veroorzaakt door transport of menselijk handelen, zoals het smelten van crème of het scheiden van olie en water, klonteren van poeder, het ontstaan van geuren, kwaliteitsverlies van de inhoud, enzovoort. Deze problemen worden meestal pas later zichtbaar of vereisen een professionele beoordeling en worden daarom via een afzonderlijk afhandelingskanaal behandeld.
Voor vermoedelijke problemen met de productkwaliteit is het volgende bewijs vereist:
- 1. Ongeopende originele monsters: Stuur 1-2 ongeopende originele probleemproducten retour voor onze kwaliteitsinspectie
- 2. Productbatchnummer: Geef het juiste productbatchnummer op
- 3. Probleembeschrijving en foto's: Een gedetailleerde probleembeschrijving en duidelijke foto's/video's waarop het probleem te zien is
- 4. Bewijs van een batch: Lever bewijs dat meerdere producten hetzelfde probleem hebben
Voor routineproblemen (zoals tekorten aan de binnenkant, verkeerde verzendingen en transportschade) accepteert ons bedrijf deze niet meer na afloop van de inspectietermijn van 7 dagen. Als er binnen de termijn geen feedback wordt ontvangen, wordt ervan uitgegaan dat je de goederen hebt aanvaard.
Kwaliteitsproblemen met producten vallen echter niet onder de inspectietermijn van 7 dagen en kunnen binnen de houdbaarheid van het product worden gemeld, maar moeten volgens de speciale procedure voor de afhandeling van kwaliteitsproblemen worden behandeld.
De verwerkingstijd voor aftersales varieert afhankelijk van het type probleem:
- Routineproblemen: Reageer binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige informatie en voltooi de verzending van vervangende producten binnen 3-5 werkdagen na bevestiging.
- Kwaliteitsproblemen met producten: Voor analyse van steekproeven zijn 5-7 werkdagen nodig; verwerking van vervanging/retourzending na vaststelling van de verantwoordelijkheid vereist nog eens 7-10 werkdagen.
Om aftersalesgeschillen te voorkomen, wordt het aanbevolen om:
- Voer de inspectie vóór ondertekening strikt uit: Controleer de buitenverpakking en het totale aantal dozen, maak onmiddellijk foto's en dien bezwaar in als er afwijkingen worden vastgesteld
- Benut de inspectietermijn van 7 dagen: Voltooi de gedetailleerde inspectie bij het uitpakken binnen de vastgestelde termijn en geef schriftelijke feedback over problemen
- Houd een volledige bewijsketen bij: Maak duidelijke foto's vanuit meerdere hoeken van probleemproducten en hun verpakking
- Gebruik standaardcommunicatiekanalen: Communiceer via e-mail of WeChat en andere methoden die kunnen worden vastgelegd
- Vul standaardformulieren in: Gebruik het formulier "Aftersalesprobleem" om volledige en nauwkeurige informatie te verstrekken