Aftersalesbeleid en ontvangstgids voor B2B-klanten
Aftersalesbeleid en ontvangstgids van professionele make-up cosmeticafabrikanten, ter bescherming van uw zakelijke belangen
B2B aftersalesbeleid en ontvangstgids
Duidelijke verantwoordelijkheden, gestandaardiseerde processen, efficiënte afhandeling van aftersalesproblemen
Inleiding: Overzicht van het aftersalesbeleid
Dank u dat u ervoor kiest om een langdurige samenwerking met ons aan te gaan. Om de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk te maken en ervoor te zorgen dat aftersalesproblemen efficiënt en volgens de regels worden opgelost, zodat uw zakelijke belangen en samenwerking soepel verlopen, verzoeken wij u dringend om de verantwoordelijke personen aan te wijzen die het volgende beleid zorgvuldig zullen lezen.
Dit beleid is van toepassing op alle bulkinkooporders. Zodra een bestelling is geplaatst, wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf het volledige beleid heeft gelezen, begrepen en ermee akkoord is gegaan. Wij zetten ons altijd in om uw bedrijf stabiele en betrouwbare ondersteuning te bieden door middel van duidelijke regels en efficiënte uitvoering.
Belangrijke tip: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk voor het voltooien van het standaard inspectieproces binnen de afgesproken acceptatietermijn, dit is de enige basis voor het indienen van alle vervolgclaims.
Ontvangst- en inspectieproces
Om uw rechten te waarborgen, voert u bij ontvangst strikt de volgende inspectiestappen uit:
1. Directe inspectie bij ontvangst (voor ondertekening)
| Inspectiepunten | Bedieningsnormen | Afhandeling van afwijkingen |
|---|---|---|
| Buitenverpakking en hoeveelheid | Controleer het totale aantal ontvangen dozen, inspecteer de buitenverpakking op ernstige vervorming, beschadiging, natheid of sporen van openen, en bevestig dat de etiketten op de dozen overeenkomen met uw bestelling. |
1. Direct foto's maken als bewijs: Maak duidelijke foto's van het verzendnummer en de afwijkingen, zowel overzicht als details. 2. Ter plaatse bezwaar maken: Noteer de afwijkingen duidelijk op het verzenddocument en overleg met de koerier over gedeeltelijke ontvangst of directe weigering afhankelijk van de situatie. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem onmiddellijk schriftelijk contact op met uw toegewezen accountmanager via e-mail of WeChat, met foto's en een korte uitleg. |
Belangrijke verklaring: Als uw bedrijf of de aangewezen ontvanger (zoals magazijnbeheerder) zonder bezwaar tekent, wordt dit beschouwd als een voorlopige bevestiging dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en de specificaties correct zijn. Bij keuze voor 'geen handtekening' of andere niet-face-to-face overdracht, wordt dit gezien als afstand van het recht op inspectie ter plaatse, en nemen wij geen verantwoordelijkheid voor eventuele verliezen door beschadigde buitenverpakking of tekort aan dozen.
2. Gedetailleerde inspectie bij uitpakken (binnen 7 werkdagen na ontvangst)
Uw bedrijf heeft 7 werkdagen (vanaf de dag van ontvangst) om alle goederen uit te pakken, te tellen en steekproefsgewijs te inspecteren. Deze periode van 7 dagen is de enige geldige termijn om problemen met interne hoeveelheden en kwaliteit te melden.
Aanbevolen inspectieprocedure:
- Volledige telling: Controleer alle producten op SKU-types en totale aantallen aan de hand van uw inkooporder en de bijgevoegde 【pakbon】.
- Steekproefcontrole: Voor elke SKU, vooral breekbare producten (zoals poederproducten), wordt aanbevolen om minstens 3%-5% willekeurig te selecteren uit verschillende buitenverpakkingen voor inspectie.
-
Belangrijke controle: De controle omvat maar is niet beperkt tot:
- Interne tekorten: Het werkelijke aantal in de doos komt niet overeen met de pakbon.
- Verpakkingskwaliteit: Is de binnenverpakking van het product ernstig beschadigd, vuil of losgelaten.
- Product uiterlijk beschadigd: Heeft het product zelf (zoals poeder, oogschaduw) barsten, lekkages, krassen of andere transport- of productiefouten.
- Foutieve/ontbrekende verzending: Fysieke SKU, kleur, specificaties komen niet overeen met de bestelling.
Definitieve termijnclausule: Alle problemen met 【interne tekorten】, 【productbeschadiging】 en 【foutieve/ontbrekende verzending】 die na ontvangst worden ontdekt, moeten binnen 7 werkdagen na ontvangst schriftelijk aan ons worden gemeld, met duidelijke bewijzen. Bij te late melding wordt aangenomen dat uw bedrijf de goederen heeft geaccepteerd, de buitenverpakking intact is, de interne aantallen correct zijn en de producten onbeschadigd zijn. Wij zullen geen verdere aftersalesaanvragen in behandeling nemen die hiermee verband houden.
Aftersalesbeleid en verwerkingsproces
Wij onderscheiden duidelijk twee soorten aftersalesproblemen, gelieve de verwerkingsprocessen strikt te scheiden:
Reguliere problemen
(Binnen 7 werkdagen ontdekt)
- Kenmerken: Makkelijk te ontdekken, uiterlijk zichtbaar
- Type: Transportbeschadiging, interne tekorten/foutieve verzending, verpakkingsfouten
- Benodigde bewijzen: Duidelijke foto's/video's, paklijst en vergelijking met het fysieke product
- Behandelwijze: Nabestelling of compensatie in overleg
Productkwaliteitsprobleem
(Binnen houdbaarheidsdatum)
- Kenmerken: Verborgen, vereist professionele beoordeling
- Type: Verandering in fysische eigenschappen, chemische/microbiologische problemen, compatibiliteitsproblemen van verpakkingsmateriaal
- Benodigde bewijzen: Ongeopend origineel monster, productbatchnummer, probleemomschrijving en foto's
- Behandelwijze: Omruiling/retour na bevestiging door laboratoriumtest
Specifiek proces voor behandeling van productkwaliteitsproblemen:
- Verdachte ontdekking: Bij opslag of verkoop wordt een grootschalig vermoed kwaliteitsprobleem ontdekt, stop dan onmiddellijk de verkoop van die batch producten.
- Communicatie en monsterzending: Neem onmiddellijk contact op met de accountmanager en stuur volgens de instructies 1-2 ongeopende originele probleemproducten terug voor onze kwaliteitscontrole.
- Laboratoriumbeoordeling: Onze kwaliteitsafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kan er gezamenlijk een derde partij worden ingeschakeld voor inspectie, kosten worden gedragen door de verantwoordelijke partij.
- Verantwoordelijkheid uitvoering: Bevestigd als onze verantwoordelijkheid, dan onvoorwaardelijke omruiling of retour, en alle gerelateerde kosten worden gedragen.
Reikwijdte en normen voor aftersales-acceptatie
Hieronder vindt u de gedetailleerde reikwijdte en normen voor aftersales-acceptatie:
| Probleemtype | Definities en acceptatiestandaarden | Benodigde bewijzen | Afhandelingsmethode |
|---|---|---|---|
| Transportbeschadiging | Groot- of massale schade aan de buitenverpakking of het product zelf veroorzaakt tijdens het transport. | 1. Foto's van afwijkingen aan de buitenverpakking vóór ontvangst 2. Foto's/video's van interne productbeschadiging 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Nabestelling/onderhandeling over korting |
| Interne tekorten/verkeerde levering | Het werkelijke aantal goederen in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de verzonden SKU's komen niet overeen met de orderdetails. | 1. Inkooporder en paklijst 2. Panorama- en detailfoto's van de ontvangen goederen 3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerd geleverde producten |
Nabestelling |
| Verpakkingskwaliteitsproblemen | Massale verpakkingsdefecten die al bij de productie aanwezig zijn (zoals loslatende geschenkdozen, foutieve batchnummerdruk, enz.). | 1. Foto's/video's van defecten van meerdere producten 2. Statistiek van het aantal defecten |
Onderhandeling over compensatie (zoals subsidie) of ruilen |
| Productkwaliteitsprobleem | Binnen de houdbaarheidsdatum, producten met massale, niet-menselijke kwaliteitsproblemen (zoals: pasta smelten, olie en water scheiden, poeder beschimmeld, enz.). | 1. Foto's/video's van het probleemproduct 2. Inkoopordernummer en productbatchnummer 3. Gedetailleerde probleemomschrijving |
Ruilen/Retourneren |
After-sales aanvraagprocedure
Om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de verwerking te waarborgen, moeten alle officiële after-sales aanvragen de volgende gestandaardiseerde procedure volgen:
Stap 1: Vul het 《After-sales probleem feedbackformulier》 in en dien het in
Om informatieverlies te voorkomen, gebruik alstublieft het volgende formulier en stuur het via e-mail naar uw accountmanager.
《After-sales probleem feedbackformulier》
- Klantnaam: _________________
- Bestelnummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Type probleem: □ Algemeen probleem □ Productkwaliteitsprobleem
- 【Als er een kwaliteitsprobleem met het product is, vul dan de volgende velden gedetailleerd in】
- Product batchnummer (verplicht): _________________
- Specifieke probleemomschrijving: _________________
- Is het monster al teruggestuurd: □ Ja □ Nee (Track & Trace nummer: __________)
- Betrokken SKU en geschatte hoeveelheid: SKU: ________, Aantal: ________
- Bewijsbijlagen: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (graag als bijlage meesturen)
- Gewenste oplossing: □ Naheruitzending □ Retour □ Ruil □ Onderhandelde compensatie
Stap 2: Probleembeoordeling en communicatie
Onze klantenservice beoordeelt binnen 1 werkdag na ontvangst van de volledige documenten en communiceert de voorlopige beoordeling en oplossing met u.
Stap 3: Uitvoering van de verwerking
- Naheruitzending: Na bevestiging regelen wij verzending binnen 3-5 werkdagen en dragen wij de bijbehorende verzendkosten.
- Ruilen/Retourneren: Vereist voorafgaande goedkeuring van ons bedrijf en het verstrekken van een retouradres. Stuur het probleemproduct in originele staat terug; na kwaliteitscontrole door ons bedrijf wordt de ruil of terugbetaling verwerkt (kan worden verrekend met toekomstige betalingen).
- Onderhandelde compensatie: Voor lichte problemen zoals verpakkingskwaliteit kunnen beide partijen een regeling treffen via korting op de betaling, subsidie, etc.
Disclaimer
De volgende situaties vallen niet onder de aftersales service, gelieve dit te noteren:
Termijn- en bewijsproblemen
- Buiten de termijn: Gewone problemen die de inspectietermijn van 7 dagen overschrijden; kwaliteitsproblemen die de houdbaarheidsdatum van het product overschrijden.
- Kan geen geldig bewijs of monster leveren.
- Beïnvloedt doorverkoop: Product is geopend of verpakking is beschadigd.
Klantverantwoordelijkheid
- Onjuiste opslag: Productbederf of schade veroorzaakt door de opslagomstandigheden bij de klant (zoals blootstelling aan zon, vochtigheid, extreme temperaturen).
- Menselijke schade: Schade veroorzaakt door onvoorziene menselijke fouten tijdens transport, opslag of verkoop.
- Subjectieve redenen: Subjectieve ontevredenheid over kleurverschil, geur, textuur van het product (het wordt aanbevolen eerst een fysiek monster te verkrijgen).
Andere situaties waarin geen behandeling plaatsvindt: Natuurlijke slijtage of normaal verbruik van het product; schade veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming, aardbeving, enz.).
Veelgestelde vragen
Voltooi de uitpak- en controleprocedure binnen 7 werkdagen na ontvangst. Bij aantoonbaar tekort, neem dan onmiddellijk contact op:
- Stop met verdere distributie of verkoop van deze productbatch
- Maak duidelijke foto's van het probleemproduct en de verpakking vanuit meerdere hoeken
- Stel een lijst met problemen op (inclusief betrokken SKU's en aantallen) en communiceer met uw accountmanager via e-mail of WeChat, zodat er een schriftelijk bewijs is
- Vul het formulier 'After-sales probleemfeedback' in om de aanvraag officieel in te dienen
Reguliere problemen zijn problemen die binnen de inspectieperiode van 7 dagen door visuele controle kunnen worden vastgesteld, zoals transportgerelateerde fysieke schade, kwantitatieve tekorten of verkeerde verzending.
Productkwaliteitsproblemen verwijzen naar massale kwaliteitsdefecten die optreden onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, niet veroorzaakt door transport of menselijke fouten, zoals het afscheiden van water/olie in pasta's, klonteren van poeders, onaangename geuren, bederf van inhoud, enz. Dit soort problemen vereist meestal meer tijd of professionele beoordeling en heeft daarom een aparte afhandelingsprocedure.
Voor vermoedelijke productkwaliteitsproblemen moet het volgende bewijs worden geleverd:
- 1. Ongeopende originele monsters: Stuur 1-2 ongeopende probleemproducten terug voor onze kwaliteitscontrole
- 2. Productbatchnummer: Het juiste productbatchnummer verstrekken
- 3. Probleembeschrijving en foto's: Gedetailleerde beschrijving van het probleem en duidelijke foto's/video's die het probleem tonen
- 4. Bewijs van batchproblemen: Bewijs dat meerdere producten hetzelfde probleem hebben
Reguliere problemen (zoals interne tekorten, verkeerde verzending, transportschade) worden na de inspectieperiode van 7 dagen niet meer door ons behandeld. Bij uitblijven van feedback na deze termijn wordt aangenomen dat uw bedrijf de goederen heeft geaccepteerd.
Echter, productkwaliteitsproblemen zijn niet gebonden aan de 7-daagse inspectieperiode en kunnen binnen de houdbaarheidsdatum worden gemeld, maar moeten een speciale kwaliteitsprobleemverwerkingsprocedure volgen.
De verwerkingstijd voor after-sales verschilt per type probleem:
- Reguliere problemen: Reactie binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige documenten, en binnen 3-5 werkdagen na bevestiging wordt een vervanging verzonden.
- Productkwaliteitsproblemen: Monsteranalyse duurt 5-7 werkdagen, en na bevestiging van de verantwoordelijkheid kost het extra 7-10 werkdagen voor omruiling/terugbetaling.
Om after-sales geschillen te voorkomen, wordt het aanbevolen:
- Voer strikt inspectie uit vóór ontvangst: Controleer de buitenverpakking en het totale aantal dozen, maak direct foto's bij afwijkingen en dien bezwaar in
- Houd de 7-daagse inspectieperiode aan: Voltooi de gedetailleerde inspectie bij het uitpakken binnen de gestelde tijd en geef schriftelijk feedback over het probleem
- Bewaar een volledige bewijsvoering: Maak duidelijke foto's van het probleemproduct en de verpakking vanuit meerdere hoeken
- Gebruik standaard communicatiekanalen: Communiceer via e-mail of WeChat en andere methoden die een registratie achterlaten
- Vul het standaardformulier in: Gebruik het "After-sales probleem feedbackformulier" om volledige en nauwkeurige informatie te garanderen