Aftersalesbeleid en ontvangstgids voor zakelijke klanten
Aftersalesbeleid en ontvangstgids van een professionele fabrikant van kleurcosmetica, ter bescherming van uw zakelijke belangen
B2B-aftersalesbeleid en ontvangstgids
Rechten en verantwoordelijkheden verduidelijken, procedures standaardiseren en een efficiënte afhandeling van aftersalesproblemen garanderen
Inleiding: overzicht van het aftersalesbeleid
Bedankt dat u voor een langdurige samenwerking met ons hebt gekozen. Om de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen te verduidelijken en ervoor te zorgen dat aftersalesproblemen efficiënt en volgens vaste procedures worden opgelost, zodat uw zakelijke belangen en een soepele samenwerking worden gewaarborgd, verzoeken wij u de betreffende verantwoordelijke persoon deze beleidsregels zorgvuldig te laten lezen.
Dit beleid is van toepassing op alle inkooporders in bulk. Zodra de order is geplaatst, wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf de volledige inhoud van dit beleid heeft gelezen, begrepen en ermee heeft ingestemd. Wij streven er voortdurend naar uw bedrijf via duidelijke regels en efficiënte uitvoering stabiele en betrouwbare ondersteuning te bieden.
Belangrijke opmerking: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk voor het uitvoeren van de standaardcontrole binnen de overeengekomen acceptatieperiode. Dit is de enige basis voor het indienen van latere aftersalesclaims.
Ontvangst- en inspectieprocedure
Voer bij ontvangst de volgende controleprocedure strikt uit om uw rechten te beschermen:
1. Onmiddellijke controle bij aankomst (vóór ontvangstbevestiging)
| Controlepunten | Werkwijze | Afhandeling van afwijkingen |
|---|---|---|
| Buitenverpakking en aantallen | Controleer het totale aantal ontvangen dozen, controleer of de buitenverpakking ernstig vervormd, beschadigd of nat is of sporen van opening vertoont en bevestig dat de informatie op het etiket van de omdoos overeenkomt met uw order. |
1. Onmiddellijk foto's maken als bewijs: Maak duidelijke overzichts- en detailfoto's van het trackingnummer en de afwijkende situatie. 2. Bezwaar maken ter plaatse: Noteer de afwijkende situatie duidelijk op het verzenddocument en overleg op basis van de feitelijke situatie met de vervoerder over gedeeltelijke ontvangst of directe weigering van de levering. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem onmiddellijk per e-mail, WeChat of een andere schriftelijke manier contact op met uw vaste accountmanager en verstrek foto's en een korte toelichting. |
Belangrijke verklaring: Als uw bedrijf of de aangewezen ontvanger (zoals een magazijnbeheerder) de ontvangst bevestigt zonder enig bezwaar te maken, wordt ervan uitgegaan dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en de specificaties voorlopig correct zijn bevonden. Als u kiest voor een manier van overhandiging zonder persoonlijk contact, zoals "ontvangst zonder ondertekening", wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf automatisch afstand doet van het recht op inspectie ter plaatse. Wij aanvaarden daarna geen enkele aansprakelijkheid voor verliezen als gevolg van schade aan de buitenverpakking of een tekort aan dozen.
2. Gedetailleerde inspectie na uitpakken (binnen 7 werkdagen na ontvangstbevestiging)
Uw bedrijf heeft 7 werkdagen (vanaf de datum van ontvangstbevestiging) om alle goederen uit te pakken, te tellen en steekproefsgewijs te inspecteren. Deze periode van 7 dagen is de enige geldige termijn om interne hoeveelheids- en kwaliteitsproblemen van producten te melden.
Aanbevolen inspectieprocedure:
- Volledige telling: Vergelijk uw inkooporder met de meegeleverde 【paklijst】 en tel de SKU-typen en het totale aantal van alle producten.
- Steekproefsgewijze controle: Voor elke SKU, vooral breekbare producten (zoals poederproducten), wordt aanbevolen om uit verschillende omdozen willekeurig minimaal 3%-5% van de producten te nemen voor een controle na het openen van de verpakking.
-
Belangrijkste controles: De controle omvat onder andere:
- Interne tekorten: Het werkelijke aantal goederen in de doos komt niet overeen met de paklijst.
- Kwaliteit van de verpakking: Of de binnenverpakking van het product ernstig beschadigd of vuil is, of loslatende lijm vertoont.
- Uiterlijke schade aan het product: Of het product zelf (zoals een poederdoosje of oogschaduw) door transport- of productiefouten gebroken, gelekt of bekrast is.
- Verkeerd/te weinig geleverd: De SKU, kleur of specificatie van de daadwerkelijk ontvangen goederen komt niet overeen met de order.
Uiterste meldingstermijn: Alle problemen met betrekking tot 【interne tekorten】, 【beschadigde producten】 en 【verkeerd/te weinig geleverde producten】 die na ontvangstbevestiging worden ontdekt, moeten binnen 7 werkdagen na ontvangstbevestiging schriftelijk aan ons worden gemeld, voorzien van duidelijk bewijs. Als er na deze termijn geen melding wordt gedaan, wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf de goederen heeft goedgekeurd: de buitenverpakking is intact, de interne aantallen kloppen en de producten zijn onbeschadigd ontvangen. Wij behandelen dan geen enkele gerelateerde aftersalesaanvraag meer.
Aftersalesbeleid en afhandelingsprocedure
Wij delen aftersalesproblemen duidelijk op in twee categorieën. Volg de bijbehorende procedures strikt:
Reguliere problemen
(ontdekt binnen 7 werkdagen)
- Kenmerken: Gemakkelijk te ontdekken, zichtbaar van aard
- Type: Transportschade, interne tekorten/verkeerde levering, verpakkingsgebreken
- Benodigd bewijs: Duidelijke foto's/video's, vergelijking van paklijst en daadwerkelijk ontvangen goederen
- Afhandeling: Nalevering of compensatie overeenkomen
Kwaliteitsprobleem van het product
(binnen de houdbaarheidsperiode)
- Kenmerken: Moeilijk waarneembaar, professionele beoordeling vereist
- Type: Verandering van fysieke eigenschappen, chemische/microbiologische problemen, compatibiliteitsproblemen van verpakkingsmaterialen
- Benodigd bewijs: Ongeopend origineel monster, productbatchnummer, beschrijving van het probleem en foto's
- Afhandeling: Na bevestiging door laboratoriumonderzoek: omruiling/terugbetaling
Specifieke procedure voor de afhandeling van kwaliteitsproblemen:
- Vermoeden: Als tijdens opslag of verkoop een partijgebonden vermoedelijk kwaliteitsprobleem wordt ontdekt, stop dan onmiddellijk met de verkoop van die partij.
- Communicatie en het opsturen van monsters: Neem onmiddellijk contact op met uw accountmanager en stuur volgens de instructies 1-2 originele, ongeopende probleemproducten naar ons terug voor kwaliteitscontrole.
- Laboratoriumbeoordeling: Onze kwaliteitsafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kunnen beide partijen het product gezamenlijk naar een externe testinstantie sturen; de verantwoordelijke partij draagt de kosten.
- Uitvoering van verantwoordelijkheid: Als wordt vastgesteld dat de verantwoordelijkheid bij ons ligt, bieden wij zonder voorwaarden omruiling of terugbetaling aan en dragen wij alle gerelateerde kosten.
Toepassingsgebied en criteria voor aftersalesbehandeling
Hieronder vindt u het gedetailleerde toepassingsgebied en de criteria voor aftersalesbehandeling:
| Type probleem | Definitie en acceptatiecriteria | Benodigd bewijs | Afhandeling |
|---|---|---|---|
| Transportschade | Grote, partijgebonden schade aan de buitenverpakking of het product zelf die tijdens het transport is ontstaan. | 1. Foto's van afwijkingen aan de buitenverpakking vóór ontvangstbevestiging 2. Foto's/video's van intern beschadigde producten 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Nalevering/korting overeenkomen |
| Interne tekorten/verkeerde levering | Het werkelijke aantal goederen in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de SKU's van de verzonden goederen komen niet overeen met de orderdetails. | 1. Inkooporder en paklijst 2. Overzichts- en detailfoto's van de daadwerkelijk ontvangen goederen 3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerd geleverde producten |
Nalevering |
| Kwaliteitsprobleem van de verpakking | Een partijgebonden verpakkingsdefect dat al bij het verlaten van de fabriek aanwezig was (zoals loslatende lijm bij geschenkdozen of een verkeerd afgedrukt batchnummer). | 1. Foto's/video's van defecte producten 2. Overzicht van het aantal defecte producten |
Compensatie overeenkomen (zoals een tegemoetkoming) of het product omruilen |
| Kwaliteitsprobleem van het product | Binnen de houdbaarheidsperiode treden er partijgebonden, niet door menselijk handelen veroorzaakte kwaliteitsproblemen op bij het product (zoals smelten van de crème, scheiding van olie en water, schimmelvorming in poederproducten enzovoort). | 1. Foto's/video's van het probleemproduct 2. Inkoopordernummer en productbatchnummer 3. Gedetailleerde probleembeschrijving |
Vervanging/retournering |
Aanvraagprocedure voor klantenservice
Voor een efficiënte en nauwkeurige verwerking moeten alle officiële aanvragen voor klantenservice de volgende gestandaardiseerde procedure volgen:
Stap 1: Vul het 《Feedbackformulier voor problemen met de klantenservice》 in en dien het in
Gebruik om te voorkomen dat informatie ontbreekt het onderstaande formulier en stuur het via e-mail naar uw accountmanager.
《Feedbackformulier voor problemen met de klantenservice》
- Naam van de klant: _________________
- Ordernummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Type probleem: □ Regulier probleem □ Productkwaliteitsprobleem
- 【Als het om een productkwaliteitsprobleem gaat, vul dan de volgende velden gedetailleerd in】
- Productbatchnummer (verplicht): _________________
- Specifieke kenmerken van het probleem: _________________
- Zijn er al monsters teruggestuurd: □ Ja □ Nee (Verzendnummer: __________)
- Betrokken SKU's en geschat aantal: SKU: ________， Aantal: ________
- Bijlagen met bewijsmateriaal: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (stuur deze samen als bijlage mee)
- Gewenste oplossing: □ Nalevering □ Retournering □ Vervanging □ Compensatie in overleg
Stap 2: Beoordeling van het probleem en communicatie
Onze klantenservice controleert de aanvraag binnen 1 werkdag na ontvangst van de volledige informatie en bespreekt met u de voorlopige beoordeling en oplossing.
Stap 3: Uitvoering van de oplossing
- Nalevering: Na bevestiging zorgen wij ervoor dat de producten binnen 3-5 werkdagen worden verzonden en nemen wij de bijbehorende verzendkosten voor onze rekening.
- Vervanging/retournering: Hiervoor is voorafgaande toestemming van ons vereist, evenals een retouradres. Stuur het probleemproduct in de oorspronkelijke staat retour. Na bevestiging door onze kwaliteitscontrole regelen wij vervanging of terugbetaling (die kan worden verrekend met toekomstige betalingen).
- Compensatie in overleg: Voor kleine problemen met bijvoorbeeld de verpakkingskwaliteit kunnen beide partijen een oplossing overeenkomen in de vorm van een korting op de goederenprijs, een subsidie of iets dergelijks.
Disclaimer
De volgende situaties vallen niet binnen de reikwijdte van de klantenservice. Houd hier rekening mee:
Problemen met termijnen en bewijs
- Termijn overschreden: Reguliere problemen worden na de controleperiode van 7 dagen gemeld; kwaliteitsproblemen worden na het verstrijken van de houdbaarheidsperiode gemeld.
- Er kan geen geldig bewijs of monster worden aangeleverd.
- Doorverkoop onmogelijk: Het product is geopend en gebruikt of de verpakking is beschadigd.
Problemen waarvoor de klant verantwoordelijk is
- Onjuiste opslag: Bederf of beschadiging van producten door opslagomstandigheden aan klantzijde (zoals langdurige blootstelling aan zonlicht, vochtigheid of extreme temperaturen).
- Menselijke beschadiging: Schade door onbedoeld menselijk handelen tijdens het transporteren, opslaan of verkopen.
- Subjectieve redenen: Subjectieve ontevredenheid over het kleurverschil, de geur of de textuur van het product (vraag bij voorkeur eerst een fysiek monster aan).
Andere situaties die niet in behandeling worden genomen: natuurlijke slijtage of normaal verbruik van het product; schade veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming of aardbevingen).
Veelgestelde vragen
Voer binnen 7 werkdagen na ontvangstbevestiging een telling uit na het uitpakken. Als u een tekort ontdekt, doe dan onmiddellijk het volgende:
- Stop verdere distributie of verkoop van producten uit deze batch
- Maak vanuit meerdere hoeken duidelijke foto's van de probleemproducten en hun buitenverpakking
- Stel een probleembestand samen (inclusief de betrokken SKU's en aantallen) en communiceer met uw accountmanager via e-mail, WeChat of een ander kanaal dat een bewaarbaar verslag oplevert
- Dien de aanvraag officieel in door het 《Feedbackformulier voor problemen met de klantenservice》 in te vullen
Een regulier probleem is een probleem zoals fysieke transportschade, tekorten of verkeerde levering dat tijdens de controleperiode van 7 dagen door visuele inspectie kan worden vastgesteld.
Een productkwaliteitsprobleem betekent een kwaliteitsgebrek dat zich in meerdere producten voordoet onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, niet veroorzaakt door transport of menselijk handelen, zoals waterafscheiding/olie-waterseparatie in de pasta, klontvorming van poeder, het ontstaan van een vreemde geur of bederf van de inhoud. Dergelijke problemen worden vaak pas na langere tijd of door deskundige beoordeling zichtbaar en vallen daarom onder een afzonderlijk behandelingstraject.
Voor vermoedelijke productkwaliteitsproblemen moeten de volgende bewijzen worden aangeleverd:
- 1. Originele ongeopende monsters: Stuur 1-2 originele ongeopende probleemproducten terug voor kwaliteitscontrole door ons
- 2. Productbatchnummer: Vermeld het exacte productbatchnummer
- 3. Probleembeschrijving en foto's: Een gedetailleerde probleembeschrijving en duidelijke foto's/video's waarop het probleem goed te zien is
- 4. Bewijs van een probleem in meerdere producten: Lever bewijs dat meerdere producten hetzelfde probleem vertonen
Reguliere problemen (zoals interne tekorten, verkeerde levering en transportschade) die na de controleperiode van 7 dagen worden gemeld, worden door ons niet meer in behandeling genomen. Als er niet tijdig wordt gemeld, wordt ervan uitgegaan dat uw bedrijf de levering heeft goedgekeurd.
Productkwaliteitsproblemen vallen echter niet onder de controleperiode van 7 dagen en kunnen gedurende de houdbaarheidsperiode van het product worden gemeld, maar hiervoor moet de specifieke procedure voor kwaliteitsproblemen worden gevolgd.
De verwerkingstijd van de klantenservice verschilt per type probleem:
- Reguliere problemen: Binnen 1 werkdag na ontvangst van de volledige informatie reageren wij; na bevestiging wordt de nalevering binnen 3-5 werkdagen uitgevoerd.
- Productkwaliteitsproblemen: Het testen en analyseren van monsters duurt 5-7 werkdagen; na vaststelling van de verantwoordelijkheid duurt de verwerking van vervanging/retournering nog eens 7-10 werkdagen.
Om geschillen over de klantenservice te voorkomen, adviseren wij:
- Voer de controle vóór ontvangstbevestiging strikt uit: Controleer de buitenverpakking en het totale aantal dozen; maak bij afwijkingen onmiddellijk foto's en maak bezwaar
- Benut de controleperiode van 7 dagen: Voer binnen de vastgestelde termijn een grondige controle na het uitpakken uit en meld problemen schriftelijk
- Bewaar de volledige bewijsketen: Maak vanuit meerdere hoeken duidelijke foto's van de probleemproducten en hun verpakking
- Gebruik de standaardcommunicatiekanalen: Communiceer via e-mail, WeChat of andere kanalen die een bewaarbaar verslag opleveren
- Vul het standaardformulier in: Gebruik het 《Feedbackformulier voor problemen met de klantenservice》 om ervoor te zorgen dat de informatie volledig en nauwkeurig is