Aftersalesbeleid en ontvangstgids voor B2B-klanten
Aftersalesbeleid en ontvangstgids van een professionele fabrikant van make-up en cosmetica, ter bescherming van uw zakelijke belangen
B2B aftersalesbeleid en ontvangstgids
Duidelijke verantwoordelijkheden, gestandaardiseerde processen, efficiënte afhandeling van aftersalesproblemen
Inleiding: overzicht aftersalesbeleid
Dank u voor het kiezen van een langdurige samenwerking met ons. Om de verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk te maken en aftersalesproblemen efficiënt en gestandaardiseerd op te lossen, zodat uw zakelijke belangen en samenwerking soepel verlopen, verzoeken wij u een verantwoordelijke aan te wijzen die dit beleid zorgvuldig leest.
Dit beleid is van toepassing op alle bulkinkooporders; door te bestellen gaat u akkoord met alle inhoud van dit beleid. Wij streven ernaar uw bedrijf stabiel en betrouwbaar te ondersteunen via duidelijke regels en efficiënte uitvoering.
Belangrijke tip: Als zakelijke klant bent u verantwoordelijk om binnen de afgesproken acceptatieperiode de standaardinspectie uit te voeren; dit is de enige basis voor het indienen van latere aftersalesclaims.
Ontvangst- en inspectieproces
Om uw rechten te waarborgen, voert u bij ontvangst strikt de volgende inspectiestappen uit:
1. Directe inspectie bij ontvangst (voor ontvangst)
| Inspectiepunten | Bedieningsnormen | Afwijkende afhandeling |
|---|---|---|
| Buitenverpakking en aantallen | Controleer het totale aantal ontvangen dozen en inspecteer de buitenverpakking op ernstige vervorming, beschadiging, natheid of sporen van openen, en bevestig dat de dooslabels overeenkomen met uw bestelling. |
1. Direct foto's maken als bewijs: Maak duidelijke foto's van het verzendnummer en de afwijkingen, zowel overzicht als details. 2. Ter plaatse bezwaar maken: Noteer afwijkingen duidelijk op het verzendbewijs en overleg met de koerier over gedeeltelijke ontvangst of directe weigering afhankelijk van de situatie. 3. Schriftelijke melding binnen 24 uur: Neem direct schriftelijk contact op met uw accountmanager via e-mail of WeChat, met foto's en een korte uitleg. |
Belangrijke verklaring: Als uw bedrijf of aangewezen ontvanger (zoals magazijnbeheerder) zonder bezwaar tekent, wordt aangenomen dat de buitenverpakking, het totale aantal dozen en specificaties voorlopig correct zijn bevestigd. Bij keuze voor "geen handtekening" of andere niet-persoonlijke overdracht wordt aangenomen dat u afstand doet van het recht op inspectie ter plaatse; wij zijn niet aansprakelijk voor verliezen door beschadigde buitenverpakking of tekort aan dozen daarna.
2. Openen en gedetailleerde inspectie (binnen 7 werkdagen na ontvangst)
Uw bedrijf heeft 7 werkdagen (vanaf ontvangst) om alle goederen te openen, te tellen en steekproeven te inspecteren. Deze 7-daagse periode is de enige geldige termijn om interne hoeveelheids- en kwaliteitsproblemen te melden.
Aanbevolen inspectieproces:
- Volledige telling: Vergelijk uw inkooporder met de bijgevoegde 【paklijst】 en tel alle SKU-types en totale aantallen.
- Steekproefcontrole: Voor elke SKU, vooral breekbare producten (zoals poeders), wordt aanbevolen om minimaal 3%-5% willekeurig uit verschillende dozen te openen en te inspecteren.
-
Belangrijke controlepunten: Controle omvat maar is niet beperkt tot:
- Interne tekorten: Het werkelijke aantal in de doos komt niet overeen met de paklijst.
- Verpakkingskwaliteit: Of de binnenverpakking ernstig beschadigd, vuil of losgelaten is.
- Productuiterlijk beschadigd: Of het product zelf (zoals poeder, oogschaduw) gebroken, gelekt, gekrast of anderszins beschadigd is door transport of productie.
- Verkeerde/ontbrekende levering: Fysieke SKU, kleur, specificaties komen niet overeen met de bestelling.
Definitieve termijnclausule: Alle problemen met 【interne tekorten】, 【productbeschadiging】 en 【verkeerde/ontbrekende levering】 die na ontvangst worden ontdekt, moeten binnen 7 werkdagen na ontvangst schriftelijk aan ons worden gemeld met duidelijke bewijzen. Bij te late melding wordt aangenomen dat u de goederen heeft geaccepteerd, dat de buitenverpakking intact is, de interne aantallen correct zijn en de producten onbeschadigd zijn; wij zullen geen verdere aftersalesaanvragen accepteren.
Aftersalesbeleid en afhandelingsproces
Wij verdelen aftersalesproblemen duidelijk in twee categorieën; behandel de processen strikt gescheiden:
Reguliere problemen
(Binnen 7 werkdagen na ontdekking)
- Kenmerk: Gemakkelijk te ontdekken, visueel
- Type: Transportbeschadiging, interne tekorten/verkeerde levering, verpakkingsfouten
- Benodigde bewijzen: Duidelijke foto's/video's, vergelijking van paklijst en fysieke goederen
- Afhandelingsmethode: Nalevering of compensatie in overleg
Productkwaliteitsproblemen
(Binnen houdbaarheidsdatum)
- Kenmerk: Verborgen, vereist professionele beoordeling
- Type: Verandering in fysieke eigenschappen, chemische/microbiologische problemen, compatibiliteitsproblemen met verpakkingsmateriaal
- Benodigde bewijzen: Ongeopende originele monsters, productbatchnummer, probleemomschrijving en foto's
- Afhandelingsmethode: Omruiling/retour na bevestiging door laboratoriumtest
Specifiek proces voor kwaliteitsproblemen van producten:
- Verdachte ontdekking: Bij het ontdekken van grootschalige vermoedelijke kwaliteitsproblemen in opslag of verkoop, wordt de verkoop van die batch onmiddellijk stopgezet.
- Communicatie en retourzending: Neem onmiddellijk contact op met de accountmanager en stuur volgens de instructies 1-2 ongeopende originele probleemproducten terug voor onze kwaliteitscontrole.
- Laboratoriumbeoordeling: Onze kwaliteitsafdeling voert een analyse uit (ongeveer 5-7 werkdagen). Indien nodig kan een derde partij gezamenlijk worden ingeschakeld, waarbij de verantwoordelijke partij de kosten draagt.
- Verantwoordelijkheidsuitvoering: Als onze verantwoordelijkheid wordt bevestigd, vindt er onvoorwaardelijke omruiling of retourzending plaats en dragen wij alle gerelateerde kosten.
Reikwijdte en normen voor aftersales
Hieronder vindt u de gedetailleerde reikwijdte en normen voor aftersales:
| Probleemtypen | Definities en acceptatiestandaarden | Benodigde bewijzen | Afhandelingsmethode |
|---|---|---|---|
| Transportbeschadiging | Grootschalige, batchgewijze schade aan buitenverpakking of het product zelf veroorzaakt tijdens transport. | 1. Foto's van afwijkingen aan de buitenverpakking vóór ontvangst 2. Foto's/video's van interne productbeschadiging 3. Gedetailleerde lijst van beschadigde producten |
Nalevering/onderhandeling over korting |
| Interne tekorten/verkeerde levering | Het werkelijke aantal goederen in de doos komt niet overeen met de paklijst, of de verzonden SKU's komen niet overeen met de orderdetails. | 1. Inkooporder en paklijst 2. Panorama- en detailfoto's van ontvangen goederen 3. Duidelijke lijst van ontbrekende/verkeerd geleverde producten |
Nalevering |
| Verpakkingskwaliteitsproblemen | Grootschalige verpakkingsfouten die al bij de productie aanwezig zijn (bijv. loslatende geschenkdozen, foutieve batchnummerdruk, enz.). | 1. Foto's/video's van defecten van meerdere producten 2. Statistiek van defectaantallen |
Compensatie (zoals subsidie) of omruiling in overleg |
| Productkwaliteitsproblemen | Binnen de houdbaarheidsdatum treden er grootschalige, niet-menselijke kwaliteitsproblemen op met het product (bijv. smelten van pasta, scheiding van olie en water, schimmelvorming op poeder, enz.). | 1. Foto's/video's van probleemproducten 2. Inkoopordernummer en productbatchnummer 3. Gedetailleerde probleembeschrijving |
Ruilen/retourneren |
After-sales aanvraagprocedure
Voor een efficiënte en accurate verwerking moeten alle officiële after-sales aanvragen de volgende gestandaardiseerde procedure volgen:
Stap 1: Vul het "After-sales probleemfeedbackformulier" in en dien het in
Om informatieverlies te voorkomen, gebruik het onderstaande formulier en stuur het via e-mail naar uw accountmanager.
"After-sales probleemfeedbackformulier"
- Klantnaam: _________________
- Ordernummer: ___________________
- Ontvangstdatum: _________________
- Probleemtype: □ Regulier probleem □ Productkwaliteitsprobleem
- 【Bij productkwaliteitsproblemen graag onderstaande velden invullen】
- Productbatchnummer (verplicht): _________________
- Specifieke probleemomschrijving: _________________
- Zijn monsters teruggestuurd: □ Ja □ Nee (verzendnummer:__________)
- Betrokken SKU's en geschatte aantallen: SKU: ________ , Aantal: ________
- Bewijsbijlagen: □ Foto's __ stuks □ Video's __ stuks (graag als bijlage meesturen)
- Gewenste oplossing: □ Vervanging □ Retour □ Ruil □ Onderhandeling compensatie
Stap 2: Probleembeoordeling en communicatie
Onze klantenservice beoordeelt binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige documentatie en communiceert de voorlopige beoordeling en oplossing met u.
Stap 3: Uitvoering van verwerking
- Vervanging: Na bevestiging verzenden wij binnen 3-5 werkdagen en dragen wij de verzendkosten.
- Ruilen/retourneren: Vereist voorafgaande goedkeuring en retouradres van ons. Stuur het probleemproduct in originele staat terug; na kwaliteitscontrole regelen wij ruiling of terugbetaling (kan worden verrekend met toekomstige betalingen).
- Onderhandeling over compensatie: Voor lichte problemen zoals verpakkingskwaliteit kunnen partijen onderhandelen over korting of subsidie.
Disclaimer
De volgende situaties vallen niet onder after-sales service, gelieve dit te noteren:
Termijn- en bewijsproblemen
- Overschrijding van termijnen: Reguliere problemen na 7-daagse inspectieperiode; kwaliteitsproblemen na de houdbaarheidsperiode.
- Kan geen geldig bewijs of monster leveren.
- Beïnvloedt wederverkoop: Product is geopend of verpakking is beschadigd.
Klantverantwoordelijkheid
- Onjuiste opslag: Productbederf of schade door opslagomstandigheden bij de klant (zoals blootstelling aan zon, vocht, extreme temperaturen).
- Menselijke schade: Schade veroorzaakt door ongevallen tijdens transport, opslag of verkoop.
- Subjectieve redenen: Ontevredenheid over kleurverschil, geur, textuur van het product (aanbevolen om eerst een fysiek monster te vragen).
Andere niet-ontvankelijke situaties: Natuurlijke slijtage of normaal verbruik van het product; schade veroorzaakt door overmacht (zoals brand, overstroming, aardbeving, enz.).
Veelgestelde vragen
Voltooi binnen 7 werkdagen na ontvangst de uitpak- en telcontrole; bij tekorten:
- Stop verdere distributie of verkoop van deze productbatch
- Maak duidelijke foto's van het probleemproduct en de buitenverpakking vanuit meerdere hoeken
- Stel een lijst met problemen op (inclusief betrokken SKU's en aantallen) en communiceer met uw accountmanager via e-mail of WeChat of andere methoden die een registratie achterlaten
- Vul het "After-sales probleemfeedbackformulier" in en dien de aanvraag officieel in
Reguliere problemen zijn problemen die binnen de 7-daagse inspectieperiode door visuele controle kunnen worden vastgesteld, zoals transportgerelateerde fysieke schade, tekorten of verkeerde leveringen.
Productkwaliteitsproblemen verwijzen naar massale kwaliteitsgebreken die optreden onder normale opslag- en gebruiksomstandigheden, niet veroorzaakt door transport of menselijke fouten, zoals scheiding van pasta/olie en water, klontering van poeder, geurverandering, bederf van inhoud, enz. Deze problemen vereisen meestal meer tijd of professionele beoordeling en hebben een aparte verwerkingsprocedure.
Voor vermoedelijke productkwaliteitsproblemen moet het volgende bewijs worden geleverd:
- 1. Ongeopend monster: Stuur 1-2 ongeopende probleemproducten terug voor onze kwaliteitscontrole
- 2. Productbatchnummer: Geef het juiste productbatchnummer op
- 3. Probleembeschrijving en foto's: Gedetailleerde beschrijving en duidelijke foto's/video's van het probleem
- 4. Bewijs van batchproblemen: Lever bewijs van meerdere producten met hetzelfde probleem
Reguliere problemen (zoals interne tekorten, verkeerde levering, transportschade) worden na de 7-daagse inspectieperiode niet meer door ons behandeld. Bij te late melding wordt aangenomen dat uw bedrijf de goederen heeft geaccepteerd.
Maar productkwaliteitsproblemen zijn niet gebonden aan de 7-daagse inspectieperiode en kunnen binnen de houdbaarheidsperiode worden gemeld, mits de speciale kwaliteitsprobleemverwerkingsprocedure wordt gevolgd.
De verwerkingstijd voor after-sales verschilt per probleemtype:
- Reguliere problemen: Reactie binnen 1 werkdag na ontvangst van volledige documentatie, vervanging binnen 3-5 werkdagen na bevestiging.
- Productkwaliteitsproblemen: Monsteranalyse duurt 5-7 werkdagen, na bevestiging van verantwoordelijkheid duurt het vervangen/retourneren nog eens 7-10 werkdagen.
Om after-sales geschillen te voorkomen, wordt aanbevolen:
- Strikte naleving van inspectie vóór ontvangst: Controleer de buitenverpakking en het totaal aantal dozen, maak direct foto's bij afwijkingen en dien bezwaar in
- Houd de 7-daagse inspectieperiode aan: Voltooi de gedetailleerde inspectie binnen de gestelde tijd en geef schriftelijk feedback over het probleem
- Behoud volledige bewijsketen: Maak duidelijke foto's van het probleemproduct en de verpakking vanuit meerdere hoeken
- Gebruik standaard communicatiekanalen: Communiceer via e-mail of WeChat of andere methoden die een registratie achterlaten
- Vul het standaardformulier in: Gebruik het "After-sales probleemfeedbackformulier" om volledige en nauwkeurige informatie te garanderen